Background:
Post-MA Contraception (PMAC) is a research and implementation project that seeks to develop scalable, evidence-based interventions to increase uptake and continuation rates of contraception for women and adolescent girls who self-manage their abortions with medical abortion (MA) pills that have been obtained from a pharmacy. The project is implemented in Nakuru County, where Ipas works with Nakuru County Department of Health, Population Council, Ask NIVI, IHI and a Technical Advisory Group.

The PMAC project was implemented to strengthen pharmacy service delivery through structured supervision, documentation, and pharmacists’ capacity building. During the project implementation period, data collection and reporting were routinely conducted during monthly technical support visits and MA and PMAC data extracted from pharmacy registers. As the projects comes to an end , the project team is conducting data triangulation and digitization of service delivery data. This involves creating a digital version of the PMAC service delivery register and accurately capturing program data for the adaptive learning and intervention implementation phases. The process will digitize the service delivery data to create a repository of MA and PMAC data to inform ongoing advocacy and decision making on pharmacy-based investment priorities.

Objective:
Ipas is looking to engage data clerks in digitization of project data under PMAC project.

Scope of Work:

In collaboration with the PMAC project team, the data clerks will conduct:

1. Triangulation and validation

The data clerks will conduct site visits to the PMAC community pharmacies and verification of PMAC service delivery data

2. Image capture

Using smartphone, the data clerks will capture high resolution images of the service delivery data from the pharmacy-based register for periods between January 2023 – April 2024 (Adaptive learning) and May 2024 to November 2025 – Intervention period.

They should ensure accuracy, visibility and completeness of data captured in the photo.

3. Coding of data and labelling of images

• Capture images in sequence; overlap slightly for multi-page records.
• Crop out all unique identifiers such as name and telephone numbers
• Use odd and even numbers to differentiate pages with core information and follow up visits.
  4. Data transfer and confidentiality
  • At the end of each day, transfer all images from phone to the designated project person.
  • Delete all phone images once the images have been successfully transferred to Ipas contact person.

   

  Deliverables:

  • Taking high resolution images.
  • Code and sequence the data
  • Transfer all images from phone to the designated project person.

   

  Duration:
  The assignment will be completed within 4 working days from the contract signing and orientation

   

  Technical Requirements:

  • Ability to code and sequence data
  • Access to high quality smartphone.
  • Proficiency in capturing high-resolution digital images.
  • Prior experience as a data clerk
  • Individuals from Nakuru are preferred.

   

  Reporting and coordination

  • Daily submission of the photos of service delivery data.
  • Daily updating and submission the transfer log for tracking.

   

  Application Requirements:

  Interested candidate should submit:

  1. a cover letter
  2. Curriculum Vitae (CV) – 2pages max.
  • Financial proposal

   

  All applications should be submitted through the portal by 5PM EAT  25th November 2025

   

Ipas Nepal is looking for suppliers to procure Laptops and Tablets. Please submit by uploading a quotation with company stamp and signature with the following documents:

• Company registration
• Latest tax clearance
• PAN/VAT registration
• Authorised distributor Certificate

Submit RFQ with all required documents by 25 November 2025. Quoted item to include packing cost, and any other associated costs.

Please read the terms and conditions carefully mentioned in the RFQ File and Please do let us know if there are any questions.

Background

Ipas Africa Alliance (AA) is a member of the Ipas Impact Network (Ipas), whose mission is to advance reproductive justice (RJ) globally. For more than two decades, AA has worked with partners to secure improvements in equitable contraception and abortion care in East Africa, making signature contributions to the field in Kenya, Uganda, Tanzania, and Rwanda. In addition to our country-based programming, AA pursues policy and advocacy initiatives that extend across the African continent, promoting sexual and reproductive health and rights (SRHR) on a broader scale. AA’s mission is to create an ecosystem where diverse government, civil society, and community actors are committed to available, high-quality, stigma-free sexual and reproductive health (SRH) care, including adolescent SRH, abortion care, and contraception.

For the last financial year, Ipas AA also aimed to capture and synthesize the strengths, experiences, learnings and wisdom of diverse actors, organizations, and groups at multiple levels of the ecosystem so that we can continually improve our programs. From this background, learning lessons were captured during stakeholders engagements and summary of annual projects achievements.

Objective:
Ipas is looking to engage a Graphic Designer to design a compelling a 2 page learning brief and 20 pages Impact Report covered under the Hewlett funded project.

Scope of Work:

The designer will:

• Proof read the 2 documents to be designed (learning brief and Impact Report)
• Design artwork of the two articles for easier dissemination.
• Produce both soft copies of the final products to Ipas.
• Other tasks that maybe agreed upon by the Consultant and Ipas from time to time.

Deliverables:

The designer is expected to integrate interactive design elements such as diagrams, illustrations, and images into the following formats:

• 20-page Impact Report (A5 size)
• 2-page Learning brief (A4 size)

Duration:
Estimated 10 days from contract signing including pre-production, fieldwork, post-production, and final delivery.

Qualifications:

• Strong practical background in graphic design, including the use of design software such as Canva etc.
• Clear and mature style of design, demonstrating an understanding of the communication requirements
• Knowledge of printing processes (offset and digital) and color management, Page layout and design.

Application Requirements:

Interested Designers should submit:

1. Samples of previous designs
2. A technical and financial proposal .

All applications should be sent through the Procurement portal by 22nd November 2025 at 5PM EAT .

Referência do Concurso:                                                                  RFQ/IPASMZ-RQ-IEC. Material

Data de Emissão:                                                                                  19 de Novembro de 2025

Prazo de Submissão:                                                                      26 de Novembro de 2025 às 12h00

Período de Entrega:                                                                            10 dias após adjudicação

Destino:                                                                                Nampula, Zambézia, Niassa e Cabo Delgado

1. INTRODUÇÃO

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, dedicada à saúde sexual e reprodutiva e aos direitos das mulheres, convida empresas interessadas e elegíveis a submeter propostas para o fornecimento de mobiliário de escritório descritos neste documento.

O objectivo deste concurso é a aquisição e fornecimento de diverso material de informação, educação e comunicação para intervenções programáticas do Ipas e parceiros nas províncias de Zambézia, Nampula, Niassa e Cabo Delgado.

2. ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

As especificações técnicas completas estão descritas no Anexo A deste documento do concurso. Todos os materiais devem obedecer aos padrões de qualidade e requisitos mínimos estabelecidos.

O fornecedor deve basear a sua proposta na lista de necessidades e deve cumprir rigorosamente as especificações técnicas detalhadas no Anexo A para cada item:

2.1      Conformidade Obrigatória: É obrigatório que o material proposto cumpra ou exceda as especificações técnicas detalhadas pelo Ipas Moçambique.

2.2         Submissão de Documentação: O fornecedor deve apresentar uma descrição detalhada das especificações e características técnicas do material IEC proposto;

3. CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE

As empresas concorrentes devem apresentar os seguintes documentos:

• Amostras físicas dos livros seguindo os layouts no link https://bit.ly/4pgYYyI
• Alvará ou licença comercial actualizada
• Certidão de Registo Comercial actualizada
• Declaração do NUIT
• Certidões de quitação do INSS e da Autoridade Tributária
• Referências de trabalhos anteriores e/ou Certificados de Fornecimento.

4. INSTRUÇÕES DE SUBMISSÃO

As propostas devem ser submetidas exclusivamente através do portal de compras do Ipas Moçambique (https://procurement.ipas.org/mozambique). Submissões por e-mail ou fora do prazo serão desconsideradas.

As submissões físicas e por e-mail ou fora do prazo não serão consideradas.

5. INSTRUÇÕES FINANCEIRAS

• Os preços devem ser apresentados em Meticais, incluindo valor unitário e total por item.
• Deve ser indicado o valor do IVA como percentagem.
• A proposta deve conter estrutura detalhada de custos.
• O pagamento será efectuado no prazo de até 30 dias após recepção e validação da factura.
• O atraso na entrega poderá implicar penalizações de até 10% do valor da factura.

6. AVALIAÇÃO E ADJUDICAÇÃO

As propostas serão abertas numa sessão reservada por um comité interno de avaliação. O Ipas Moçambique reserva-se o direito de aceitar ou rejeitar qualquer proposta, total ou parcialmente, sem que isso implique qualquer obrigação de compensação. O Ipas Moçambique reserva-se, ainda, o direito de contactar os concorrentes para esclarecimentos adicionais durante a avaliação das propostas.

7. CONTACTO PARA ESCLARECIMENTOS

Esclarecimentos sobre o uso da plataforma podem ser enviados para: [email protected] e (https://procurement.ipas.org/mozambique).

8. AMOSTRAS

Todos os proponentes deverão apresentar amostras físicas dos artigos propostos, em número suficiente para avaliação visual e técnica por parte da equipa do Ipas Moçambique. A apresentação das amostras é condição obrigatória para a validação da proposta.

As amostras devem estar claramente identificadas com o nome do fornecedor.

Local de Entrega das Amostras:

• Endereço: IPAS Moçambique – Escritório de Maputo, Avenida Paulo Samuel Kankhomba, n.º 1236, R/C.
• Prazo limite: 25 de Novembro de 2025, as 12:00 horas.
• Pasta contendo os layouts para produção das amostras https://bit.ly/4pgYYyI

9. CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO

• • Conformidade técnica com as especificações e amostras;
  • Qualidade dos materiais e acabamento;
  • Prazos de entrega;
  • Preço e condições comerciais;
  • Experiência prévia e referências

ANEXO A – Lista de necessidades para produção de livros

O Proponente deve basear a sua proposta na seguinte lista de necessidades, indicando o preço unitário e total para o fornecimento de cada item em cada Província.

PEDIDO DE COTAÇÃO

Equipamento Informático – TELEMEDICINA Niassa

Referência do Concurso                                                                          RFQ-IPASMZ-RQ-3998

Data de Emissão:                                                                                       21 de novembro de 2025

Prazo de Submissão:                                                                                 26 de novembro de 2025 às 12h00

Período de Entrega:                                                                                  10 dias após adjudicação                                                                              

Projecto:                                                                                                BERGSTROM                                                                                                

Destino:                                                                                                                         Niassa

1.      INTRODUÇÃO

Ipas Moçambique é uma organização não-governamental, sem fins lucrativos, dedicada à saúde sexual e reprodutiva e aos direitos das mulheres, convida empresas interessadas e elegíveis a submeter propostas para o fornecimento de Equipamento Informático descritos neste documento.

O objectivo deste concurso é a aquisição e fornecimento de Equipamento Informático de alta qualidade e durabilidade para teleconsulta. A aquisição visa garantir a realização de teleconsultas no contexto dos direitos humanos e do quadro jurídico existente em Moçambique, que defende a saúde da mulher, acesso a informação e tomada de decisão autônoma.

2.      ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

As especificações técnicas completas encontram-se descritas no Anexo A deste Documento de Concurso. Todos os equipamentos informáticos devem cumprir integralmente os padrões de qualidade e os requisitos mínimos estabelecidos pelo Ipas Moçambique.

O Proponente deve elaborar a sua proposta com base na lista de equipamentos requisitados e deve cumprir rigorosamente as especificações técnicas constantes no Anexo A para cada item.

2.1 Conformidade Obrigatória

É obrigatório que todo o equipamento informático proposto cumpra ou exceda as especificações técnicas detalhadas no Anexo A.

2.2 Submissão de Documentação

O fornecedor deve apresentar, para cada item proposto:

• Catálogo, ficha técnica ou brochura do fabricante;
• Imagens do equipamento;
• Descrição detalhada das características técnicas (modelo, processador, memória, armazenamento, portas, sistema operativo, certificações, acessórios incluídos, entre outros);

A documentação deve confirmar claramente a conformidade com os requisitos estabelecidos pelo Ipas Moçambique.

2.3 Opções

Cada fornecedor deverá apresentar itens, que cumpram integralmente com as especificações técnicas exigidas ou acima.

2.4 Qualidade Mínima

O equipamento a fornecer deve ser novo (zero uso), de qualidade profissional, de marcas reconhecidas, com desempenho adequado para utilização intensiva em ambiente de escritório, e acompanhado das respetivas garantias.

2.5 Avaliação da Qualidade (Verificação Prévia)

O Ipas Moçambique reserva-se o direito de solicitar a apresentação física de amostras ou de visitar as instalações do fornecedor para verificar:

• Qualidade do equipamento
• Funcionamento
• Integridade dos componentes e acessórios

A vistoria será agendada previamente com o fornecedor pré-selecionado, antes da decisão final de adjudicação.

3.      CRITÉRIOS DE ELEGIBILIDADE

As empresas concorrentes devem apresentar os seguintes documentos:

• Alvará ou licença comercial actualizada
• Certidão de Registo Comercial actualizada
• Declaração do NUIT
• Certidões de quitação do INSS e da Autoridade Tributária
• Referências de trabalhos anteriores e/ou Certificados de Fornecimento.

4.      REQUISITOS TÉCNICOS DA EMPRESA

• Experiência comprovada no fornecimento de Equipamento Informático a organizações em Moçambique (5 anos).
• Capacidade logística para entrega e montagem no local/província indicada.
• Assegurar a montagem completa e funcional do mobiliário nas instalações de entrega, se aplicável.
• Fornecer garantia dos bens fornecidos (mínimo de 12 meses, a especificar).

5.      INSTRUÇÕES DE SUBMISSÃO

O Proponente deve submeter duas propostas separadas, conforme descrito abaixo:

1. a) Proposta Técnica – Deve conter toda a informação relacionada com a conformidade às especificações técnicas, catálogos, fichas técnicas, descrição dos equipamentos, prazos de entrega, garantias, experiência do fornecedor e qualquer outro requisito técnico solicitado.
2. b) Proposta Financeira – Deve incluir exclusivamente a descrição, quantidade, os preços unitários e totais, impostos aplicáveis, prazo de entrega, garantia, condições de pagamento e validade da proposta.

Não deve conter qualquer informação técnica, para garantir a avaliação independente e transparente das propostas.

As duas propostas devem ser anexadas de forma separada, devidamente identificadas como “Nome da Empresa – Proposta Técnica” e “Nome da Empresa – Proposta Financeira”. Propostas que não cumpram esta separação poderão ser desclassificadas.

As propostas devem ser submetidas exclusivamente através do portal de compras do Ipas Moçambique (https://procurement.ipas.org/mozambique). Submissões por e-mail ou fora do prazo serão desconsideradas.

As submissões físicas e por e-mail ou fora do prazo não serão consideradas.

6.      INSTRUÇÕES FINANCEIRAS

• Os preços devem ser apresentados em Meticais, incluindo valor unitário e total por
• Deve ser indicado o valor do IVA como
• A proposta deve conter estrutura detalhada de custos.
• O pagamento será efectuado no prazo de até 30 dias após recepção e validação da
• O atraso na entrega poderá implicar penalizações de até 10% do valor da

7.      AVALIAÇÃO E ADJUDICAÇÃO

As propostas serão abertas numa sessão reservada por um comité interno de avaliação. O Ipas Moçambique reserva-se o direito de aceitar ou rejeitar qualquer proposta, total ou parcialmente, sem que isso implique qualquer obrigação de compensação. O Ipas Moçambique reserva-se, ainda, o direito de contactar os concorrentes para esclarecimentos adicionais durante a avaliação das propostas.

8.      CONTACTO PARA ESCLARECIMENTOS

Esclarecimentos sobre o uso da plataforma podem ser enviados para: [email protected] e

(https://procurement.ipas.org/mozambique).

ANEXO A – Lista de necessidades Equipamento Informático  

O Proponente deve basear a sua proposta na seguinte lista de necessidades, indicando o preço unitário e total para o fornecimento de cada item em cada Província.

Ipas Moçambique

Énoncé des travaux

       I.          Introduction/Contexte :

Ipas est une organisation à but non lucratif fondée en 1973, qui œuvre pour créer un monde où toutes les personnes ont le droit d’accéder aux soins de santé sexuelle et reproductive. Dans la région de l’Afrique francophone, nous sommes reconnus et respectés comme une organisation expérimentée dans la mise en œuvre des programmes résilients de justice reproductive y compris sur l’avortement sécurisé.

Ipas Afrique Francophone intervient dans 12 pays de la région de l’Afrique francophone, avec des partenaires divers dédiés à faire progresser les droits sexuels et reproductifs et l’autonomie corporelle des femmes et des filles. Nous sommes fiers d’être des partenaires pour la justice reproductive.

Dans le cadre de la mise en œuvre du Plan National de Promotion de la Santé Sexuelle et Reproductive (PNP-SR) révisé pour l’année 2025, il est prévu de disposer de supports imprimés de qualité professionnelle afin d’assurer la diffusion et l’appropriation de ces documents par l’ensemble des parties prenantes.

L’impression de ces documents doit garantir une qualité durable, un respect des normes graphiques et un délai de livraison optimal, afin de soutenir efficacement la mise en œuvre du PNP-SR révisé.

     II.          Période d’exécution : les fournitures décrites au point IV ci-dessous doivent être livrées dans un délai maximum de vingt (20) jours calendaires après la validation des Bon A Tirer (BAT).

   III.          Lieu d’exécution : toutes les fournitures objet de cet AON seront livres au siège de l’ONASR, Bamako-Mali

  IV.          Portée des travaux :

Le présent appel d’offres qui est lancé par Ipas Afrique Francophone concerne la production et la livraison de livres imprimés, des documents PNP-SR révisés 2025 dont les spécifications techniques sont décrites au point V ci-dessous.

    V.          Exigences techniques : Ipas AF veut donc acquérir ces fournitures répondant aux caractéristiques techniques ci-après :

Caractéristiques générales

• Type de document : Livre (dos carré collé ou cousu)
• Format final: A4 (21 cm x 29,7 cm)
• Impression : Quadri (4 couleurs) recto-verso
• Intérieur : Papier offset blanc 80 g/m² ou supérieur
• Couverture : Papier couché mat 250 g/m² minimum
• Finition de couverture : Pelliculage mat ou brillant
• Reliure : Dos carré collé ou cousu (selon épaisseur)
• Durée de conservation attendue : minimum 5 ans en conditions normales de stockage
• Quantité et nombre de page :

Cliquez ici :  D0SSIER Création & Impression

Exigences de qualité

• Respect des couleurs et des éléments graphiques (logos, charte graphique officielle).
• Impression sans bavure ni décalage, qualité homogène sur tout le tirage.
• Découpe nette et coins non endommagés.
• Reliure solide garantissant la tenue dans le temps.

Services attendus du prestataire

Le prestataire devra :

1. Recevoir les fichiers finaux (version PDF validée) et vérifier leur conformité technique pour l’impression.
2. Réaliser un bon à tirer (BAT) à valider avant le lancement de l’impression.
3. Produire et livrer la totalité des exemplaires dans les délais contractuels.
4. Assurer le conditionnement en cartons solides, avec étiquetage clair (titre, nombre d’exemplaires par carton).
5. Livrer les documents au siège de l’ONASR, Bamako – Mali.

Délais

• Remise du BAT : 1 jour ouvrable après réception des fichiers définitifs.
• Production et livraison : au plus tard dix (10) jours ouvrables après validation du BAT.

Livraison et réception

La réception des documents sera conditionnée à :

• La conformité avec le BAT validé
• La qualité d’impression et de finition
• La complétude de la livraison (quantités exactes)

  VI.          Rapport : N/A

VII.          Autres exigences : N/A

VIII.          Calendrier des paiements :  A proposer par le soumissionnaire

Tarification

Grille de tarification de biens

Instructions aux fournisseurs

1. Description narrative de l’achat: Ipas Afrique Francophone (AF) a l’intention d’acheter les biens ou services identifiés dans l’Annexe A. Ipas AF prévoit d’effectuer une attribution de marché à un fournisseur qui répond aux spécifications énumérées, peut fournir le bien/service en temps voulu et proposer un prix de vente compétitif. Ipas se réserve le droit d’attribuer un marché à plus d’une société ayant répondu à l’appel d’offres. Si un contrat est établi à la suite de cet AON, le fournisseur comprend que les quantités indiquées dans les spécifications (Annexe A) ne sont qu’une estimation et qu’Ipas ne garantit pas la quantité d’achat de tout bien/service énuméré.
2. Entité d’achat: cet achat sera effectué par Ipas Afrique Francophone dont le siège est situé à Abidjan 2-Plateaux Vallons, rue J77, lot 2874 ilot 238, 28 BP 1835 Abidjan 28.
3. Exigences de la proposition : tous les Fournisseurs doivent envoyer leur proposition écrite contenant une offre pour tous les biens et options inclus dans cette RFP. Toutes les informations présentées dans la proposition du fournisseur seront prises en compte lors du processus d’évaluation d’Ipas. Si des informations requises dans cette RFP sont manquantes, la proposition envoyée peut être considérée comme irrecevable. Les Fournisseurs sont tenus de soumettre des offres, ainsi que toute modification, révision ou retrait, à l’acheteur d’Ipas, au plus tard à l’heure et la date spécifiées dans la RFP. Toute offre, modification, révision ou retrait d’une offre reçue par l’acheteur après la date exacte spécifiée pour la réception des offres est en retard et peut ne pas être prise en considération, à la discrétion de l’acheteur. La proposition du Fournisseur doit inclure les éléments suivants :
   1. Nom légal complet du fournisseur
   2. Tout autre nom sous lequel le fournisseur exerce ses activités
   3. Adresse postale, ville, province/état et code postal
   4. Numéro de téléphone
   5. Site Web de la société
   6. Personne de contact et civilité
   7. Numéro de téléphone de la personne de contact
   8. Adresse e-mail de la personne de contact
   9. Date d’envoi
   10. Période de validité de la proposition
   11. Description technique des biens/services offerts
   12. Détails concernant la manière dont les biens/services proposés répondent aux exigences
   13. Tarification
   14. Délai de livraison
   15. Couverture de garantie (le cas échéant)
   16. Installation (le cas échéant)
   17. Références ou exécutions passées, notamment les coordonnées, lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation du fournisseur
4. Formulaires : les Fournisseurs doivent documenter leur tarification en utilisant le modèle figurant dans l’Annexe B.

5. Questions concernant la RFP : toutes les questions concernant cette RFP doivent être adressées à l’acheteur d’Ipas AF mentionné sur la première page de cette RFP avant la date limite pour les questions qui est le 19/11/2025.

6. Notifications et livraisons: le temps est un facteur essentiel si vous souhaitez que votre réponse soit prise en considération comme faisant partie de l’appel d’offres. Le Fournisseur contactera immédiatement l’Acheteur si l’une des spécifications, la disponibilité ou les délais de livraison proposés changent.
7. Modalités de paiement: sauf indication contraire/acceptée dans le Bon de commande résultant, les modalités de paiement d’Ipas sont : Avance maximale de 50% à la suite de la validation du BAT et la soumission de la facture d’acompte ; le solde des 50% restants à 15 jours après la réception définitive et sans objections de la totalité des services exécutés. Les paiements se feront par chèque ou virement bancaire sur la base des informations bancaires préalablement transmises par le Fournisseur. Le Fournisseur peut proposer d’autres conditions de paiement pouvant être prises en considération lors du processus d’évaluation.
8. Propositions alternatives: N/A
9. Processus d’évaluation et d’attribution : Ipas AF attribuera un contrat résultant de cet appel d’offres au Fournisseur responsable dont l’offre est conforme à l’AON, est plus avantageuse pour Ipas, le prix et d’autres facteurs étant pris en compte. L’attribution est décernée au Fournisseur représentant la meilleure valeur pour le projet et Ipas.

Ipas AF entend évaluer les offres et attribuer un contrat sans discussion avec les Fournisseurs. Par conséquent, l’offre initiale du Fournisseur doit contenir les meilleures modalités du Fournisseur des points de vue du prix et technique. Cependant, Ipas se réserve le droit de mener des discussions si l’Acheteur d’Ipas l’estime nécessaire ultérieurement.

10. Soumission de dossiers de candidature : Cet appel à candidature est ouvert aux personnes morales intervenant dans le domaine de la communication, conception et production de supports de communication, et ayant au moins une expérience d’au moins cinq (05) années d’exercice au Mali. Le non-respect de cette condition vaut rejet de l’offre.

Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés d’une offre ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE et d’une offre FINANCIERE. L’offre administrative et technique, d’une part, et l’offre financière, d’autre part, doivent être présentées dans deux enveloppes séparées sous plis fermés comportant clairement la mention suivante “Offre administrative et technique” et “Offre financière” avec la référence « AON-2025-11-01 » et doivent être clairement détaillées. Aucune information permettant d’identifier le soumissionnaire ne devra figurer sur l’enveloppe extérieure.

10.1- L’offre technique :

L’enveloppe « Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :

1. Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité (RCCM datant de plus de 5 ans d’exercice de l’activité de communication, conception et production de supports de communication sur le territoire Malien), sinon rejet ;
2. Un engagement formel, signé, daté et cacheté du respect du délai maximum de livraison de la totalité des fournitures qui est de 10 jours ouvrables à compter de la validation de tous les BAT, sinon rejet;
3. Une copie du Certificat d’Identification Fiscale (CIF)
4. Une attestation bancaire
5. Une offre technique selon les exigences techniques décrites au point V de l’annexe A ;
6. Un plan de localisation géographique du Siege du soumissionnaire ;
7. Au moins trois (03) copies d’attestations de bonne exécution de marchés similaires ;
8. La validité de l’offre est d’au moins soixante (30) jours à compter de la date limite de dépôt des offres.

10.2- L’offre financière : L’enveloppe « Offre financière » doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après :

• Une offre financière proprement dite avec, montants toutes taxes comprises (TTC), Ipas Afrique Francophone n’étant pas encore exonérée de taxe sur la valeur ajoutée et autres droits et taxes à l’importati
• Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra accepter le paiement par virement bancaire au compte de l’entrepri
• L’offre financière doit être faite pour la livraison des fournitures au Siège Ipas à Abidjan.

11. Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)

L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :

1. A) Première Etape (Contrôle Préliminaire)

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront a Ipas AF de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’AON :

• La conformité à l’éligibilité au regard du RCCM ;
• L’offre soumise a été reçue par Ipas avant la date limite de dépôt des offres
• Engagement formel, signé, daté et cacheté du respect du délai maximum de livraison de la totalité des fournitures qui est de 20 jours calendaires à compter de la validation de tous les BAT ;
• La validité de l’offre est d’au moins soixante (60) jours à partir de la date limite de dépôt des offres soit le 21 janvier 2026

Ipas AF se réserve le droit de rejeter à cette étape toute offre dont l’une des pièces ci-dessus mentionnées est absente et/ou non conforme aux critères ci- dessus.

1. B) Deuxième Etape (Evaluation Administrative et Technique)

L’évaluation à cette étape portera sur la compétence administrative et technique du soumissionnaire selon les critères d’évaluation suivants :

• Marchés similaires exécutés en Côte d’Ivoire. Les soumissionnaires doivent prouver qu’ils ont une expérience pertinente dans la production de supports de communication en Côte d’Ivoire. Le soumissionnaire devra présenter les copies d’au moins trois (3) attestations de bonne exécution (ABE) de marchés similaires.

• Conformité aux exigences relatives aux caractéristiques techniques.

Tableau de pointage

Après évaluation des offres techniques, les soumissionnaires n’ayant pas atteint 70% seront éliminés de la prochaine étape.

Les deux meilleures offres à l’issue de cette étape seront invitées à une interview de trente (30) minutes pondérées comme suit :

La note technique finale (T) sera calculée comme suit : T = Note Phase 1 + Note Phase

La note technique (T) est le pointage total d’une soumission à la deuxième étape : Pointage total lié au tableau ci-dessus relatif à l’évaluation administrative et technique.

1. C) Troisième Etape (Evaluation Financière)

Ipas AF tiendra compte des facteurs ci-dessous pour évaluer l’offre financière :

1. 1. Le prix (45%)
2. 2. Le délai de livraison (25%)
3. Conditions de paiement (30%)

Le calcul de pointage final sera effectué comme suit :

1. 1. Ipas AF procédera de la façon suivante pour calculer le pointage total lié au prix : Prix le plus bas x 45%/ prix en considération.
2. 2. Ipas AF procédera de la façon suivante pour calculer le pointage total lié au délai de livraison : Toute offre de délai de livraison égale ou inférieure à quinze (15) jours calendaires obtient une note maximale de 25 points. Pour une livraison prévue entre seize (16) et vingt-cinq (25) jours calendaires, la note de 10 points sera attribuée. Toute proposition de délai de livraison au-delà de vingt-cinq (25) jours calendaires verra l’offre rejetée.
3. le soumissionnaire qui offrira la condition de paiement 100% après livraison aura la note maximale de 30 points. Pour une offre proposant un acompte maximum de 50%, elle obtiendra 15 points. Aucun paiement intégral ne se fera avant la livraison totale des fournitures.

La note financière (F) est le pointage total d’une soumission à la troisième étape : Pointage total lié au prix + le pointage   lié au délai de livraison.

La note finale (N) se calcule comme suit : N = T+F

11. Avis d’attribution : si l’appel d’offres est satisfaisant, Le soumissionnaire sélectionné sera celui dont l’offre aura été jugée conforme et éligible à la première et à la deuxième étape du processus d’évaluation et qui aura obtenu la note finale (N) la plus élevée à la troisième étape en tenant en considération le délai de livraison et le prix de chaque type de bien. Le fournisseur reçoit un avis écrit d’attribution ou d’acceptation d’une offre.
12. Allotissement du marché : aucun soumissionnaire ne pourra être attributaire de plus d’un (01) lot. Dans le cas où un soumissionnaire arrive en tête sur les deux (02) lots, Ipas AF l’en notifiera et ce dernier devra sélectionner selon sa préférence. Le soumissionnaire arrivé en seconde position sur le lot non choisi par l’attributaire principal sera retenu.
13. Validité de l’offre : le présent AON n’oblige en aucun cas Ipas à faire une attribution, et elle n’engage pas Ipas AF à payer de frais encourus par le Fournisseur pour la préparation et l’envoi d’une proposition ou la modification d’une proposition. Votre proposition est considérée comme valide pendant 90jours après l’envoi.
14. Code d’éthique professionnelle : Ipas AF accorde la plus haute importance au respect du Code de conduite et d’éthique professionnelles d’Ipas, ainsi qu’à l’observation stricte de l’ensemble des lois et règlements en vigueur. Si le Fournisseur a lieu de croire en toute bonne foi qu’une violation a été commise par Ipas, ou par un sous-traitant, un bénéficiaire, un consultant et/ou une société affiliée, le Fournisseur doit signaler la violation présumée à Ipas via la Ligne d’assistance dédiée à l’éthique d’Ipas, en ligne sur http://ipas.ethicspoint.com.

Acceptation :

Le Fournisseur certifie avoir lu et compris toutes les instructions énoncées dans cet appel d’offres, et qu’il se conformera à ces dernières, et déclare que la proposition remplie et signée par le Fournisseur, notamment toutes les soumissions requises, est véritable et complétée au mieux de ses connaissances.

Ipas Nepal invites qualified firm/company to submit proposal to develop an animated video on gender-based violence and its prevention not later than 26 November 2025. Developed video will be integrated into GBV e-portal of National Health Training Center (NHTC).

Ipas works globally with a vision that every woman and girl has the right and ability to determine her own sexuality and reproductive health. Our programs use a multifaceted approach that addresses reproductive health services, access to services, and fulfillment of reproductive rights.

As part of the broader reproductive justice movement, Ipas is working to ensure that abortion and contraceptive care are essential health services and that all people can access them. We seek to expand the availability, quality and sustainability of abortion and related reproductive health services, as well as improve the enabling environment for the services.

Ipas Nepal’s program intervention prioritizes intersectional partnerships that integrates into the broader gender equality and social justice, including gender-based violence prevention and response, and women-led climate justice.

To reduce barriers, minimize absenteeism from in-person trainings, and improve access to learning for health service providers and managers, Ipas Nepal, in close collaboration with the National Health Training Center (NHTC), has developed a national e-training platform. This digital learning portal marks a significant milestone in the Government of Nepal’s move towards digitizing its national health training systems. As part of this initiative, Ipas Nepal plans to produce a high-quality animated video on GBV for the NHTC GBV Portal. This video will play a key role in enhancing provider understanding, enhancing survivor-centered care, and strengthening the national digital ecosystem for GBV learning and response.

Objective

• Develop a five-minute animated video on Gender-Based Violence (GBV) for integration into the NHTC GBV e-training portal.

Scope of Work and Responsibilities

1. Storyboarding and Visual Planning:
   1. Create a storyboard detailing the scenes, visuals, dialogues, and graphics based on the script provided by Ipas Nepal.
   2. Ensure cultural relevance, gender sensitivity, and inclusivity.

1. Audio and Video Production:
2. High-quality 2D animation/motion graphics to visualize narrative-based content that is inclusive, accurate, and accessible.
3. All background scores, transition music, and soundtracks must be copyright-free, royalty-free (Properly Licensed)
4. Use local settings (e.g., rural areas, mountainous regions, Terai communities).
5. Include diverse representation (age, caste/ethnicity, gender identity).
6. Include high-quality voice-over.

1. Technical Specifications include:
2. Video length: 5 minutes
3. Format: MP4 (main), vertical version for social media
4. Resolution: Minimum 1080p Full HD
5. Subtitles in English and Nepali

1. Animation Style includes:
2. 2D animation and simple motion graphics
3. Soft, inclusive visual style reflecting diverse Nepali identities
4. Culturally appropriate elements (attire, environment, expressions)
5. Characters representing different genders, regions, and backgrounds

1. Editing and Post-Production:
2. Professional editing with background music, voiceovers, and subtitles.
3. Include infographics or animated elements to simplify complex ideas.
4. Submit all project files, including editable files, final videos (standard and compressed versions), raw assets, and other materials upon completion of the assignment.

 Branding and Ethical Communication Standards

The animated video must adhere to Ipas Nepal’s branding guidelines to ensure consistency and coherence across all communication materials. Additionally, the production process and content must comply with the Ipas Code of Conduct for Ethical Communications.

Required Qualifications

The consultant/firm should have the following qualifications:

• Proven experience in animated video making, especially around SRHR, Gender, GBV
• Strong visual storytelling skills and cultural sensitivity
• Ability to deliver high-quality work within tight timeframes
• Experience with sound mixing, subtitling, and editing tools
• Excellent diction in Nepali is preferred

Key deliverable:

1. Raw footage and animation file
2. Finalized animated video
3. Compressed versions for social media (Instagram, Facebook).

Timeline:

The consultancy period will be 15 days.

Required Documents

1. Cover Letter
2. Links of work samples demonstrating most relevant experiences.
3. Technical Proposal highlighting the overall implementation approach, profiles of team members (with CVs), and timelines.
4. Financial Proposal with detailed breakdown of estimated costs.
5. Copy of latest tax clearance certificate.
6. Copy of firm/organization registration certificate.
7. Copy of VAT/PAN registration.