Annexe A
Énoncé des travaux
I. Justification :
Le Bureau Régional Ipas Afrique Francophone recrute un.e Consultant.e Junior Achats & Logistique pour renforcer son département Achat.
Le/la Consultant.e apportera son appui à l’équipe des Operations dans la conduite de tous les achats nationaux et internationaux conformément aux exigences des projets, à la politique de passation des marchés d’Ipas AF ainsi qu’aux processus et aux normes de qualité exigées.
- Période d’exécution : les prestations décrites au point IV ci-dessous doivent être exécutées en hybride (02 jours ouvrables en présentiel, 03 jours en distanciel/semaine) du 10 septembre 2024 au 09 mars 2025, soit six (06) mois de consultance (jours ouvrables de 08h30 à 16h30 T.U.). La période pourrait être étendue pour la même durée selon les performances et les besoins d’Ipas AF.
III. Lieu d’exécution : les services devront être exécuté au Siege Ipas Afrique Francophone sis à Abidjan Cocody 2-Plateuax les Vallons, Rue J77 de
IV. Portée des travaux :
Le consultant aura pour missions spécifiques de :
– Assurer une chaine d’approvisionnement de qualité en garantissant le respect du code de bonne conduite, à la politique et charte éthique d’Ipas AF ;
– Fournir au Regional Procurement & Logistique Officer (RPLO) un rapport hebdomadaire de suivi sur les processus en cours ou critiques, en élaborant un plan de travail clair et la situation mise à jour des cas qui sont d’un grand intérêt,
– Aider à la mise en place d’un plan d’achat global Ipas AF et celui du Centre ODAS,
– Participer aux réunions programmatiques, recueillir et analyser les besoins d’achats et faire le suivi des processus ;
– Prendre en charge les demandes formulées par les différents projets et l’exécution des commandes dans les délais requis ;
– Veiller au respect des clauses contractuelles ;
– Elaborer et veiller à la mise à jour quotidienne du tableau des suivis des réquisitions ;
– Piloter le renouvellement de la base de données des fournisseurs agrées et mettre en place des nouveaux contrats cadre ;
– Faire un suivi des délais de livraison afin de limiter les erreurs ou retards de livraison ;
– Elaborer un système pour le suivi efficace des termes des contrats, et évaluer les fournisseurs ;
– Soutenir le RPLO dans le processus d’enregistrement Ipas AF dans les autres pays d’intervention ;
– Veiller à l’élaboration de tous les documents constitutifs d’appel d’offres et demandes de cotation sur la base des précisions techniques en vue de l’acquisition de biens et services;
– Contrôler et mettre en paiement les factures des fournisseurs ;
– Démontrer un engagement professionnel dans l’ensemble des tâches liées à sa fonction.
V. Exigences techniques :
Le consultant doit être une personne physique et satisfaire aux conditions suivantes :
- Diplômé BAC 3/4/5 en Achats/Approvisionnements, Supply Chain Management, Logistique, Commerce International, Droit des Affaires, dans tout domaine de Gestion ou tout autre domaine connexe, avec une expérience professionnelle de 3 ans minimum dans le domaine des Achats/Approvisionnements. Une Certification en Achats/Approvisionnements et/ou en Logistique humanitaire en plus, serait apprécié.
- Atouts : Expérience pertinente plus longue dans la gestion d’achats ; Gestion d’achats complexes de biens et services de catégories de marchés variées ; Gestion de budgets d’achats élevés ; Expérience de gestion des achats en ONG Internationale.
- Intérêt prononcé et Motivation particulière pour le domaine des Achats et/ou le secteur du Développement ou de la Solidarité internationale.
- Excellentes capacités analytiques, Esprit critique, Autonomie.
- Très bonne expression et bonnes capacités rédactionnelles en Français.
- Familiarité avec l’outil informatique, système de gestion ERP Cloud avec un très bon niveau en Excel et en Word.
- Être une personne de bonne moralité, intègre et honnête
VI. Rapport: voir point ci-dessous.
VII. Livrables/Principales étapes:
Le consultant doit fournir les livrables suivants :
- Un rapport mensuel d’activités
- Point hebdomadaire des dossiers achats en cours de traitement
- Analyse du niveau de mise en œuvre du Plan d’achat Global
VIII. Calendrier des paiements :
| Livrable/Étape | Date d’échéance | Pourcentage du total | Coût |
| Signature du contrat par les 02 parties | 09 septembre 2024 | N/A | N/A |
| Rapport d’activités mensuel (Septembre 2024) | 08 octobre 2024 |
Taux mensuel |
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| Rapport d’activités mensuel (Octobre 2024) | 08 novembre 2024 |
Taux mensuel |
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| Rapport d’activités mensuel (novembre 2024) | 10 octobre 2024 |
Taux mensuel |
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| Rapport d’activités mensuel (décembre 2024) | 10 janvier 2025 |
Taux mensuel |
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| Rapport d’activités mensuel (Janvier 2025) | 10 février 2025 |
Taux mensuel |
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| Rapport final approuvé | 20 mars 2025 | Taux mensuel | |
| TOTAL |