1. Contexte et justification:

Ipas est une organisation non gouvernementale internationale qui œuvre dans le monde entier pour accroître la capacité des femmes à exercer leurs droits sexuels et génésiques et réduire les risques de décès liés à l’avortement. Le bureau régional de de l’Afrique Francophone (Ipas-AF) couvrant activement douze pays francophones, cherche à améliorer la disponibilité, la qualité et la viabilité des services de Droits en Santé Sexuelle et Reproductive (DSSR), incluant les soins complets d’avortement, en conformité avec la réglementation en vigueur, tout en créant un environnement plus favorable à l’exercice de ces droits.

 

La région de l’Afrique francophone a connu des changements importants au niveau de l’écosystème des DSSR qui requiert pour Ipas-AF une agilité stratégique, notamment en ce qui concerne son orientation programmatique et son positionnement stratégique au sein de l’écosystème durable de l’avortement et de la justice reproductive en Afrique Francophone. Dans ce même contexte, le renforcement continu des capacités techniques de son personnel, repartie dans les pays de mise en œuvre reste une nécessité.

 

A cet effet, l’organisation a l’intention de s’engager dans le processus d’élaborer une nouvelle stratégie organisationnelle et de renforcement de capacités de son personnel avec le soutien d’un(e) expert(e).

 

2025. Période d’exécution : les prestations décrites au point IV ci-dessous doivent être exécutées dans un délai de 30 jours de consultance dans la période du 10 mars au 31 mai 2025.

    III.            Lieu d’exécution : Hybride – en distanciel et trois (03) jours en présentiel pour la facilitation de l’atelier du 24 au 26 avril 2025 (Bénin ou Togo).

   IV.            Portée des travaux :

 

OBJECTIF

L’objectif de cette consultation s’inscrit dans le cadre de notre retraite annuelle et vise, d’une part, à aider Ipas-AF à élaborer une planification stratégique organisationnelle sur cinq ans, fondée sur les connaissances, les valeurs et les preuves issues d’une analyse du contexte et de l’environnement, tant au niveau interne des pays de couverture qu’au niveau régional, afin de garantir son alignement avec les principes et engagements de l’organisation.

D’autre part, cette consultation a pour but de renforcer les capacités du personnel régional, en fonction des besoins identifiés, et de soutenir des activités favorisant la cohésion et les liens d’équipe.

 

OBJECTIFS SPECIFIQUES DE LA CONSULTANCE

Les objectifs suivants seront réalisés à différentes étapes du processus de planification stratégique : certains devront être menés en amont de la retraite pour en poser les bases, tandis que d’autres s’intègreront à son déroulement ou seront mis en œuvre après son achèvement afin d’assurer une application effective de la planification stratégique.

1. Définir la méthodologie de l’élaboration du plan stratégique avec amendement de l’équipe de Coordination de Ipas-AF.
2. Examiner et analyser le plan stratégique existant de Ipas-AF pour 2023-2025 et les documents clés par rapport à l’environnement opérationnel actuel de l’organisation de défense des droits des femmes, en mettant l’accent sur la compréhension de « Où en sommes-nous ? »
3. Organiser des consultations avec la direction et l’équipe de Ipas-AF et les principales parties prenantes pour synthétiser les principaux enseignements de Ipas-AF sur « Qui sommes-nous ? » et identifier les opportunités stratégiques dans l’environnement actuel, en mettant l’accent sur la compréhension de « Où voulons-nous être ? »
4. Engager de manière significative l’équipe de direction, le personnel et les principales parties prenantes de Ipas-AF (partenaires internationaux de développement/donateurs, gouvernement et partenaires OSC) dans le processus de définition des priorités et des ambitions de l’organisation, et identifier « Comment y parvenir »
5. Concevoir un programme de retraite interactif et engageant, adapté aux besoins de renforcement de l’équipe incluant une méthodologie claire d’animation des discussions et recueil de contributions sur le plan stratégique.5. Animer l’atelier d’élaboration de stratégie et aider Ipas-AF à rédiger le document de stratégie correspondant identifie clairement l’impact de Ipas-AF et fournisse une base plus solide (impact et résultats clés et indicateurs) pour un meilleur suivi et une meilleure communication des résultats.
6. Rédiger le draft du plan stratégique à présenter à l’équipe Ipas-AF lors d’une session à la suite de la retraite avec le personnel.
7. Fournir la version du Plan Stratégique intégrant les contributions de l’équipe.
8. Élaborer un rapport final de la retraite incluant les observations, les recommandations et les plans d’action pour renforcer l’équipe.
9. Exigences techniques:

 

Le consultant individuel ou le chef de mission pour les personnes morales devra posséder les qualifications décrites ci-dessous pour postuler :

 

• Au moins un BAC + 5 en sciences sociales, sante publique, sante communautaire, Coopération internationale ;
• Au moins 7 ans d’expérience avérée dans la facilitation réussie du développement de stratégies participatives ;
• Expérience avérée dans la facilitation du développement organisationnel d’organisations à but non lucratif, y compris en ce qui concerne le développement/la révision des structures organisationnelles ;
• Expérience avérée dans la conduite d’analyses environnementales/ écosystème des DSSR ;
• Expérience avérée dans la fourniture d’une assistance technique aux organisations travaillant sur les droits des femmes et la santé et les droits sexuels et reproductifs en Afrique Francophone ;
• Familiarité avec les thèmes de Ipas-AF (Autonomie corporelle des femmes et des filles et plaidoyer pour les droits sexuels/reproductifs ; Renforcement du système de santé – y compris, mais sans s’y limiter, la contraception et les grossesses non désirées, l’avortement sans risque, les soins liés à la violence sexuelle et sexiste ; Justice reproductive, plaidoyer pour les droits de l’homme ; Engagement communautaire et renforcement des mouvements ; Développement des OSC (organisations de la société civile), travail avec les institutions) connaissance des approches féministes;
• Expérience dans l’élaboration de plans de suivi et d’évaluation ;
• Une expérience de conception de programmes et de méthodologie en relation avec les domaines de travail de Ipas-AF sera considérée comme un atout ;
• Une expérience en relations avec les donateurs sera considérée comme un atout ;
• Expérience avérée dans la facilitation de retraites de renforcement d’équipe ;
• Excellentes compétences en animation, en gestion de groupe et en communication ;
• Capacité à travailler de manière collaborative et à s’adapter aux besoins spécifiques de l’équipe.

 

 

1. Livrables/Principales étape

 

1. Rapport préliminaire décrivant :
2. les conclusions du consultant issues de son examen préliminaire des documents internes et externes
3. le plan proposé (liste des personnes interrogées et questions) pour les consultations sur l’exercice d’analyse de l’écosystème /environnement
4. une section d’analyse de l’écosystème et du contexte de la planification stratégique (retour d’information des parties prenantes sur Ipas-AF et conclusions de l’exercice d’analyse de l’environnement et du contexte) et discussions animées sur les conclusions.
5. Atelier d’élaboration de stratégie et de renforcement de l’équipe
6. Plan stratégique identifiant clairement l’impact de Ipas-AF avec une base plus solide (impact et résultats clés et indicateurs) pour un meilleur suivi et une meilleure communication des résultats.

 

	Livrables	Période
1	Signature du contrat	10 mars 2025
2	Réunion de cadrage et accord sur le plan de travail	10 mars 2025
3	Rapport Préliminaire présentant une analyse claire de l’écosystème	31 mars 2025
4	Draft 0 du Plan stratégique 2025-2030	12 avril 2025
5	Agenda de l’atelier	15 avril 2025
6	Facilitation de l’atelier d’élaboration du plan stratégique et de renforcement de l’équipe	24 au 26 Avril 2025
7	Rapport final de l’atelier	09 mai 2025
8	Draft 1 du Plan stratégique incluant le plan opérationnel et ayant pris en compte les retours de l’équipe	16 mai 2025
9	Document final de planification stratégique et rapport final approuve de la mission	31 mai

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 VII.            Calendrier des paiements :

 

Livrable/Étape	Date d’échéance	Pourcentage du total	Coût
Signature du contrat par les 2 parties	10 mars 2025	30%
Validation du rapport final de facilitation de l’atelier du 24 au 26 avril 2025	09 mai 2025	40%
Rapport final approuvé	31 mai 2025	30%
		TOTAL

 

Annexe B

Tarification

Grille de tarification de biens

Nº d’article	Quantité	Unité de mesure	Description des biens et services	Prix unitaire	Prix total
1
2
3
4
5
Sous-total hors taxes
% Taxes applicables
TOTAL GENERAL Toutes Taxes Comprises (TTC)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Annexe C

Instructions aux fournisseurs

1. Description narrative de l’achat: Ipas a l’intention d’acheter les biens ou services identifiés dans l’Annexe A. Ipas prévoit d’effectuer une attribution de marché à un fournisseur qui répond aux spécifications énumérées, peut fournir le bien/service en temps voulu et proposer un prix de vente compétitif. Ipas se réserve le droit d’attribuer un marché à plus d’une société ayant répondu à l’appel d’offres. Si un contrat est établi à la suite de cet AON, le fournisseur comprend que les quantités indiquées dans les spécifications (Annexe A) ne sont qu’une estimation et qu’Ipas ne garantit pas la quantité d’achat de tout bien/service énuméré.
2. Entité d’achat: cette transaction sera effectuée par Ipas Afrique Francophone, dont le siège est situé à Abidjan 2-Plateaux Vallons, rue J77, lot 2874 ilot 238, 28 BP 1835 Abidjan 28.
3. Exigences de la proposition : tous les Fournisseurs doivent envoyer leur proposition écrite contenant une offre pour tous les biens et options inclus dans cet AON. Toutes les informations présentées dans la proposition du fournisseur seront prises en compte lors du processus d’évaluation d’Ipas. Si des informations requises dans cet AON sont manquantes, la proposition envoyée peut être considérée comme irrecevable. Les Fournisseurs sont tenus de soumettre des offres, ainsi que toute modification, révision ou retrait, à l’acheteur d’Ipas, au plus tard à l’heure et la date spécifiées dans l’AON. Toute offre, modification, révision ou retrait d’une offre reçue par l’acheteur après la date exacte spécifiée pour la réception des offres est en retard et peut ne pas être prise en considération, à la discrétion de l’acheteur. La proposition du Fournisseur doit inclure les éléments suivants :
   1. Nom légal complet du fournisseur
   2. Tout autre nom sous lequel le fournisseur exerce ses activités
   3. Adresse postale, ville, province/état et code postal
   4. Numéro de téléphone
   5. Site Web de la société
   6. Personne de contact et civilité
   7. Numéro de téléphone de la personne de contact
   8. Adresse e-mail de la personne de contact
   9. Date d’envoi
   10. Période de validité de la proposition
   11. Description technique des biens offerts
   12. Détails concernant la manière dont les biens proposés répondent aux exigences
   13. Tarification
   14. Délai de livraison/exécution
   15. Couverture de garantie (le cas échéant)
   16. Installation (le cas échéant)
   17. Références ou exécutions passées, notamment les coordonnées, lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation du fournisseur
4. Formulaires : les Fournisseurs doivent documenter leur tarification en utilisant le modèle figurant dans l’Annexe B.
5. Questions concernant l’AON : toutes les questions concernant cet AON doivent être adressées à l’acheteur d’Ipas mentionné sur la première page de cet AON avant la date limite pour les questions qui est le 21/02/2025.
6. Notifications et livraisons: le temps est un facteur essentiel si vous souhaitez que votre réponse soit prise en considération comme faisant partie de l’appel d’offres. Le Fournisseur contactera immédiatement l’Acheteur si l’une des spécifications, la disponibilité ou les délais de livraison proposés changent.
7. Modalités de paiement: sauf indication contraire/acceptée dans le Bon de commande résultant, les modalités de paiement d’Ipas sont : voir calendrier de paiements au point VII plus haut. Les paiements se feront par virement bancaire sur la base des informations bancaires préalablement transmises par le Fournisseur. Le Fournisseur peut proposer d’autres conditions de paiement pouvant être prises en considération lors du processus d’évaluation.
8. Propositions alternatives: N/A
9. Processus d’évaluation et d’attribution : Ipas attribuera un contrat résultant de cet appel d’offres restreint au Fournisseur responsable dont l’offre est conforme à l’AON, est plus avantageuse pour Ipas, le prix et d’autres facteurs étant pris en compte. L’attribution est décernée au Fournisseur représentant la meilleure valeur pour le projet et Ipas.

Ipas entend évaluer les offres et attribuer un contrat sans discussion avec les Fournisseurs. Par conséquent, l’offre initiale du Fournisseur doit contenir les meilleures modalités du Fournisseur des points de vue du prix et technique. Cependant, Ipas se réserve le droit de mener des discussions si l’Acheteur d’Ipas l’estime nécessaire ultérieurement.

10. Soumission de dossiers de candidature : Cet appel à candidature est ouvert aux personnes physiques ou morales (chef de mission) spécialisées dans la planification stratégique de programmes de développement, facilitation du développement organisationnel d’organisations à but non lucratif, y compris en ce qui concerne le développement/la révision des structures organisationnelles et avec une expérience d’au moins sept (07) années dans la conduite de missions similaires.

Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés d’une offre ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE et d’une offre FINANCIERE.

 

 

10.1- L’offre technique :

L’Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :

 

Personne physique (consultant individuel)

• Une biographie du consultant principal
• Un CV détaillé avec des références du consultant principal,
• La liste des missions similaires déjà réalisées avec des attestations de bonne exécution/lettre de recommandation mentionnant les coordonnées du client (nom & prénoms, email, téléphone ;
• La validité de l’offre est d’au moins trente (30) jours à compter de la date limite de dépôt des offres.
• Le relevé d’identité bancaire
• Fiche de données financières (voir formulaire en annexe)

 

Personne morale (cabinet de conseil spécialisée)

• Registre de commerce
• Identifiant fiscal
• Une biographie du consultant principal
• Un CV détaillé avec des références du consultant principal,
• La liste des missions similaires déjà réalisées avec des attestations de bonne exécution/lettre de recommandation mentionnant les coordonnées du client (nom & prénoms, email, téléphone) ;
• La validité de l’offre est d’au moins trente (30) jours à compter de la date limite de dépôt des offres.
• Le relevé d’identité bancaire
• Fiche de données financières (voir formulaire en annexe)

 

 

10.2- L’offre financière : Elle doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après :

• Une offre financière proprement dite avec, montants toutes taxes comprises (TTC), Ipas n’étant pas encore exonérée de taxe sur la valeur ajoutée et autres droits et taxes à l’importation ;
• Les honoraires des consultants secondaires doivent être clairement mentionnée dans l’offre du consultant principal ;
• Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra accepter le paiement par virement bancaire a son compte ;
• Ipas prendra en charge directement des frais liés au déplacement et a l’hébergement pour l’atelier prévu du 24 au 26 avril 2025, il n’est donc pas nécessaire de l’ajouter à l’offre financière.

 

11. Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)

 

L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :

 

1. A) Première Etape (Contrôle Préliminaire)

 

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à Ipas de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’AON :

 

• La conformité à l’éligibilité au regard de l’article 10 de l’Annexe c « Instructions aux Soumissionnaires » ;
• L’offre soumise a été reçue par Ipas avant la date limite de dépôt des offres
• La validité de l’offre est d’au moins trente (30) jours à partir de la date limite de dépôt des offres ;

 

Ipas se réserve le droit de rejeter à cette étape toute offre dont l’une des pièces ci-dessus mentionnées est absente et/ou non conforme aux critères ci- dessus.

 

 

1. B) Deuxième Etape (Evaluation Administrative et Technique)

 

L’évaluation à cette étape portera sur la compétence administrative et technique du soumissionnaire selon les critères d’évaluation suivants :

• Qualifications générales (formation et diplômes) : évaluation du profil et des compétences du soumissionnaire.

 

• Approche méthodologique + calendrier d’execution : appréciation du niveau de comprehension de la mission, méthodologie proposée.

 

• Nombre d’années d’expérience professionnelle pertinente (nombre de missions similaires) : Les soumissionnaires doivent prouver qu’ils ont une expérience pertinente dans la planification, coordination et analyse de plan stratégique quinquennal y compris la facilitation d’activités de renforcement de capacités organisationnelles. Le soumissionnaire devra présenter les copies d’au moins deux (02) attestations de bonne exécution (ABE) de mission similaire ou lettre de recommandation des précédents clients.

 

Tableau de pointage

 

	EVALUATION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE : Phase documentaire (1/2)
N°	CRITÈRES	NOTE
(i)	Qualifications générales (formation et diplômes)	20
	Qualifications générales	20
	Avoir un diplôme supérieur BAC+4 en sciences sociales, développement/coopération/internationale, sante publique, économie de la sante, management des organisations ou tout autre domaine connexe	8-12
	Avoir un diplôme supérieur BAC+5 en sciences sociales, développement/coopération/internationale, sante publique, économie de la sante, management des organisations ou tout autre domaine connexe	12-15
	Avoir un diplôme supérieur BAC+6/7/8 en sciences sociales, développement/coopération/internationale, sante publique, économie de la sante, management des organisations ou tout autre domaine connexe	16-18
(ii)	Le consultant devra fournir une Note méthodologique et planning d’exécution de la mission	40
	Fournir une note méthodologique	20
	Mauvaise	0-4
	Moyenne	5-9
	Bien	10-12
	Très Bien	13-15
	Excellente	16-18
	Fournir un planning d’exécution de la mission	20
	Pas cohérent	0-4
	Moins Cohérent	5-13
	Cohérent	14-18
(iii)	Nombre d’années d’expérience professionnelle pertinente (nombre de missions similaires)	40
3	Expériences générales	15
	Un Expert ayant au moins sept (07) années d’expériences professionnelle dans le suivi et/ou l’évaluation de projets et de programmes, de préférence dans le domaine de la santé ;	15
	Expériences spécifiques	25
	Avoir réaliser au moins une mission d’élaboration et d’évaluation de plan stratégique d’une ONG Internationale	15
	Justifier d’une connaissance pratique en facilitation d’activités	10
	Avoir réalisé au moins une (01) mission de renforcement de capacités organisationnelle	10
	TOTAL GÉNÉRAL	100

 

 

A l’issue de cette étape, les deux (02) meilleures offres seront conviées à une interview par un panel.

 

PHASE ENTRETIEN ET ANALYSE FINANCIERE
Proposition technique (100 pts)		Pointage (pts)
1	Adéquation entre profil, expertise du/de la candidat.e et attentes Ipas Afrique Francophone	30
2	Niveau expertise dans la planification stratégique dans le domaine des DSSR	50
	Offre financière	20
3	Total	/100

 

La note finale (T) sera calculée comme suit : T = Note Phase 1 + Note Phase 2.

 

 

 

 

 

12. Avis d’attribution : si l’appel d’offres est satisfaisant, Le soumissionnaire sélectionné sera celui dont l’offre aura été jugée conforme et éligible à la première et à la deuxième étape du processus d’évaluation et qui aura obtenu la note finale (N) la plus élevée à la troisième étape en tenant en considération le délai d’exécution et le prix de chaque type de service. Le fournisseur reçoit un avis écrit d’attribution ou d’acceptation d’une offre.
13. Allotissement du marché : N/A
14. Validité de l’offre : le présent AON n’oblige en aucun cas Ipas à faire une attribution, et elle n’engage pas Ipas à payer de frais encourus par le Fournisseur pour la préparation et l’envoi d’une proposition ou la modification d’une proposition. Votre proposition est considérée comme valide pendant 30 jours après l’envoi.
15. Code d’éthique professionnelle : Ipas accorde la plus haute importance au respect du Code de conduite et d’éthique professionnelles d’Ipas, ainsi qu’à l’observation stricte de l’ensemble des lois et règlements en vigueur. Si le Fournisseur a lieu de croire en toute bonne foi qu’une violation a été commise par Ipas, ou par un sous-traitant, un bénéficiaire, un consultant et/ou une société affiliée, le Fournisseur doit signaler la violation présumée à Ipas via la Ligne d’assistance dédiée à l’éthique d’Ipas, en ligne sur http://ipas.ethicspoint.com.

Acceptation :

Le Fournisseur certifie avoir lu et compris toutes les instructions énoncées dans cet appel d’offres, et qu’il se conformera à ces dernières, et déclare que la proposition remplie et signée par le Fournisseur, notamment toutes les soumissions requises, est véritable et complétée au mieux de ses connaissances.

Fournisseur
Signature :
Nom :	Société :
Titre :	Date :