Énoncé des travaux

       I.          Justification :

Dans le cadre de la mise en œuvre de sa stratégie globale opérationnelle, le Bureau Régional Ipas Afrique Francophone met en place des contrats-cadres pour la fourniture de biens/services au regard de leur spécificité, fréquence et importance.

En tant que Bureau régional, Ipas AF intervient dans douze (12) pays d’Afrique francophone et certaines de ses activités se déroulent en dehors de l’Afrique. Toutes ces activités requièrent l’acquisition de billets d’avion pour le déplacement de son Personnel et les personnes qu’elle sponsorise.

Au titre de l’exercice 2024, Ipas AF comptabilise l’achat de plus de quatre cents (400) billets d’avion dont 75% pour des villes africaines.

Ce service étant stratégique pour l’atteinte des objectifs, Ipas AF renouvelle sa base de données de prestataires agrées et lance le recrutement de deux (02) prestataires spécialisés dans la billetterie et l’assistance voyages pour les exercices 2025-2026-2027.

 

2027. Période d’exécution : les prestations décrites au point IV ci-dessous doivent être exécutées dans la période du 22 septembre 2025 au 30 juin 2027. La période pourrait être étendue pour une (01) année selon les performances et les besoins d’Ipas AF.

   III.          Lieu d’exécution : les services devront être exécuté en Côte d’Ivoire.

  IV.          Portée des travaux :

 

1. Objectif principal : description des services à fournir

L’agence sera chargée de fournir des services de gestion des voyages et tout autre service connexe, y compris les suivants : l’émission de billets d’avion et les services connexes d’un niveau qui offre le meilleur rapport qualité/prix au profit des membres du personnel et/ou leurs personnes à charge (dans le cadre de voyages officiels et non officiels), des consultants, des fonctionnaires et des participants aux réunions ou autres activités officielles d’Ipas AF.

1. Prestation de services de gestion des voyages nationaux et internationaux

Le volume annuel de voyages est d’environ 250-300 billets émis :

• Dans la sous-région (espace CEDEAO),
• Afrique (Hors CEDEAO),
• Hors Afrique,

L’agence appuiera Ipas AF avec une gamme de services dont les suivants :

• La confirmation et l’émission de billets en vue de faciliter les voyages nationaux et internationaux ;
• L’assistance pour la demande de visa d’entrée dans tous les pays à la demande d’Ipas AF.
• La fourniture d’assurance voyages si nécessaire pour les personnes sponsorisées par Ipas AF
• La réservation d’hotel si nécessaire en cas de transit dans un pays ou Ipas ne disposerait pas d’hôtels agrées.

 

1. Politique de voyage d’Ipas AF

La politique de voyage d’Ipas AF comprend les éléments clé suivants :

• Les billets doivent être émis sur la base du tarif économique par la voie la plus directe (tarif le plus bas et itinéraire le plus direct disponible au moment de la réservation).
• Les billets en classe Premium Economy ou affaires ne seront délivrés que sur instruction d’Ipas AF ainsi qu’aux agents ou toute personne prise en charge par Ipas AF si le trajet sans escale est supérieur à 06h de temps.
• La réglementation interdit les voyages en première classe ;
• L’agence doit être bien informée et prête à offrir des tarifs spéciaux, restrictifs, réduits et en vrac, pour utilisation, selon les besoins. Toutefois, les tarifs qui s’accompagnent de conditions restrictives (telles que des pénalités ou des séjours) ne peuvent être réservés qu’avec l’approbation expresse d’un agent autorisé d’Ipas.
• Le personnel Ipas AF peut modifier son tarif en utilisant ses propres primes aériennes ou à ses propres frais, mais ils ne peuvent pas utiliser les services d’un vendeur / agent de voyages Ipas.
• Tout billet acheté doit être non remboursable et non acheté jusqu’à ce que tous les visas nécessaires aient été reçus et que les autorisations de voyage aient été confirmées.

 

 

 

 

Services rendus par l’agence

L’agence fournit, entre autres, les services suivants :

1. Faciliter les services de voyage en semaine, ainsi que les week-ends et les jours fériés, en cas de besoin de voyage d’urgence. Au besoin, l’agence fournit un service d’urgence 24h24, ce qui exige qu’un ou deux membres de son personnel soient accessibles en tout temps ;
2. Assurer le remplacement du personnel affecté en cas d’absence, de vacances, de congés de maladie, etc.
3. Prendre toutes les dispositions relatives aux vols intérieurs et internationaux tels qu’exigés par Ipas AF et fournir des conseils professionnels sur l’itinéraire, les tarifs et les exigences de visa entrant dans la planification de l’itinéraire.
4. Conseiller les voyageurs sur la couverture de l’assurance-voyage aérienne à un prix compétitif.
5. Dans le cas où les dispositions de voyage requises ne peuvent être confirmées, l’agence doit aviser la partie requérante du problème et présenter trois (3) autres itinéraires et devis pour examen ;
6. Pour les réservations sur liste d’attente, l’agence fournira régulièrement un feedback sur l’état du vol et informera Ipas AF des délais d’émission et autres détails pertinents, chaque fois que les réservations sont effectuées, afin d’éviter les annulations de celles-ci ;
7. Emettre en toute diligence et livrer avec précision les billets et les itinéraires détaillés (au format imprimé et/ou électronique), en indiquant le statut exact de la compagnie aérienne sur tous les segments du voyage. L’agence doit tenir les employés en voyage informés des changements d’horaires des transporteurs, ainsi que de toutes les autres modifications et nouvelles conditions affectant les voyages, et apporter les ajustements nécessaires pour tout changement d’horaires de vol avant ou pendant le déplacement officiel du voyageur. Si nécessaire, les billets et les factures doivent être modifiés ou émis pour refléter ces changements tels qu’approuvés.
8. Émettre des billets d’avion uniquement sur le stock de billets approuvés de l’Association internationale du Transport aérien (IATA) ou sur le stock de billets de compagnies aériennes reconnues et réputées ;

 

 

 

 

1. Fournir un service d’information automatisé ou manuel qui donne des notifications a Ipas AF/au voyageur sur tout événement tel que la fermeture d’aéroport ; l’annulation ou le retard de vol, de voyage de train/autobus ; ainsi que les situations de grève ; les conditions politiques/sécuritaires locales qui peuvent affecter les déplacements vers une destination particulière ;

 

1. Fournir à tout voyageur officiel les informations concernant les dernières places disponibles, l’attribution anticipée de sièges et de cartes d’embarquement sur toutes les compagnies aériennes pour lesquelles l’agence peut offrir ces services. L’agence devrait élargir ces services au fur et à mesure qu’ils deviennent disponibles auprès d’autres compagnie de transport ;

 

1. En cas de besoin, organiser l’hébergement pour les arrêts de plus de huit heures, sans frais pour le personnel d’Ipas AF ;

 

1. Traiter les demandes spéciales relatives aux dispositions de voyage, telles que l’attribution de sièges, les repas spéciaux, les escales gratuites et la liaison du compte de kilométrage de la compagnie aérienne à la réservation de vol ;

 

1. Dans un délai de 24 heures, fournir aux voyageurs d’Ipas AF, par l’intermédiaire des agents de voyage désignés, tout le nécessaire en termes de billets, d’ordres de modification divers, de bons et autres documents, et revalider ou réémettre les billets en cas de modification des réservations ;

 

1. Aider à classer et à traiter les réclamations liées aux accidents de voyage et à la perte de bagages, le cas échéant ;

 

1. Confirmer l’exactitude et l’exhaustivité des comptes confirmant que les services requis ont été rendus, fournir tous les documents justificatifs et signer les factures pour réclamer les paiements en instance.

 

 

    V.          Exigences techniques :

 

Qualifications de l’agence

Pour être éligible, toute agence/entreprise intéressée doit remplir les critères suivants :

1. Être dûment enregistrée en Côte d’Ivoire et justifie d’un agrément IATA en cours de validité et de la licence d’exploitation du Ministère du Tourisme de la Cote d’Ivoire ;
2. Disposer d’un bureau fonctionnel situé à Abidjan avec des employés bien formés, en nombre suffisant, pour assurer les services requis ;
3. Disposer d’un équipement logiciel approprié pour fournir le service attesté par un système informatique de réservation (SIR) tel que AMADEUS, GALILEO, SABRE ou SITA GABRIEL.

 

  VI.          Rapport : L’Agence doit démontrer une gestion opérationnelle efficace des voyages et des services connexes garantissant l’efficacité et le bon rapport qualité-prix.

VII.          Livrables/Principales étapes : N/A

 

VIII.          Calendrier des paiements : N/A

 

Livrable/Étape	Date d’échéance	Pourcentage du total	Coût
Signature du contrat par les 02 parties	22 septembre 2025	N/A	N/A
		TOTAL

 

Ipas AF se réserve le droit d’engager directement les services des compagnies aériennes en vue d’acquérir des billets d’avion.

 

Annexe B

Tarification

Date [insérer la date (jour, mois, année) de remise de l’offre]

AAO numéro : [insérer le nom de l’Appel d’Offres]

 

Prestations	Description du Service	Frais de service proposé (FCFA)
Assistance demande de visa d’entrée dans un pays	Forfait assistance par personne (A1)
Assistance réservation d’hôtels et/ou location de véhicules en transit	Forfait assistance par personne (A2)
Gestion de la billetterie du Bureau régional Ipas Afrique Francophone	Vols à l’intérieur de la région CEDEAO (A3)
	Vols vers d’autres parties de l’Afrique (A4)
	Vols vers d’autres parties du monde (A5)

 

 

 

Nom du Candidat [insérer le nom du Candidat] Signature [insérer signature] Date [insérer la date]

 

 

Annexe C

Instructions aux fournisseurs

1. Description narrative de l’achat: Ipas a l’intention d’acheter les biens ou services identifiés dans l’Annexe A. Ipas prévoit d’effectuer une attribution de marché à un fournisseur qui répond aux spécifications énumérées, peut fournir le bien/service en temps voulu et proposer un prix de vente compétitif. Ipas se réserve le droit d’attribuer un marché à plus d’une société ayant répondu à l’appel d’offres. Si un contrat est établi à la suite de cet AON, le fournisseur comprend que les quantités indiquées dans les spécifications (Annexe A) ne sont qu’une estimation et qu’Ipas ne garantit pas la quantité d’achat de tout bien/service énuméré.
2. Entité d’achat: cette transaction sera effectuée par Ipas Afrique Francophone, dont le siège est situé à Abidjan 2-Plateaux Vallons, rue J77, lot 2874 ilot 238, 28 BP 1835 Abidjan 28.
3. Exigences de la proposition : tous les Fournisseurs doivent envoyer leur proposition écrite contenant une offre pour tous les biens et options inclus dans cet AON. Toutes les informations présentées dans la proposition du fournisseur seront prises en compte lors du processus d’évaluation d’Ipas. Si des informations requises dans cet AON sont manquantes, la proposition envoyée peut être considérée comme irrecevable. Les Fournisseurs sont tenus de soumettre des offres, ainsi que toute modification, révision ou retrait, à l’acheteur d’Ipas, au plus tard à l’heure et la date spécifiées dans l’AON. Toute offre, modification, révision ou retrait d’une offre reçue par l’acheteur après la date exacte spécifiée pour la réception des offres est en retard et peut ne pas être prise en considération, à la discrétion de l’acheteur. La proposition du Fournisseur doit inclure les éléments suivants :
   1. Nom légal complet du fournisseur
   2. Tout autre nom sous lequel le fournisseur exerce ses activités
   3. Adresse postale, ville, province/état et code postal
   4. Numéro de téléphone
   5. Site Web de la société
   6. Personne de contact et civilité
   7. Numéro de téléphone de la personne de contact
   8. Adresse e-mail de la personne de contact
   9. Date d’envoi
   10. Période de validité de la proposition
   11. Description technique des biens offerts
   12. Détails concernant la manière dont les biens proposés répondent aux exigences
   13. Tarification
   14. Délai de livraison
   15. Couverture de garantie (le cas échéant)
   16. Installation (le cas échéant)
   17. Références ou exécutions passées, notamment les coordonnées, lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation du fournisseur
4. Formulaires : les Fournisseurs doivent documenter leur tarification en utilisant le modèle figurant dans l’Annexe B.
5. Questions concernant l’AON : toutes les questions concernant cet AON doivent être adressées à l’acheteur d’Ipas mentionné sur la première page de cet AON avant la date limite pour les questions qui est le 12/09/2025.
6. Notifications et livraisons: le temps est un facteur essentiel si vous souhaitez que votre réponse soit prise en considération comme faisant partie de l’appel d’offres. Le Fournisseur contactera immédiatement l’Acheteur si l’une des spécifications, la disponibilité ou les délais de livraison proposés changent.
7. Modalités de paiement: sauf indication contraire/acceptée dans le Bon de commande résultant, les modalités de paiement d’Ipas sont : Trente (30 jours calendaires après réception de la facture. Les paiements se feront par virement bancaire sur la base des informations bancaires préalablement transmises par le Fournisseur. Le Fournisseur peut proposer d’autres conditions de paiement pouvant être prises en considération lors du processus d’évaluation.
8. Propositions alternatives: N/A
9. Processus d’évaluation et d’attribution : Ipas attribuera un contrat résultant de cet appel d’offres restreint au Fournisseur responsable dont l’offre est conforme à l’AON, est plus avantageuse pour Ipas, le prix et d’autres facteurs étant pris en compte. L’attribution est décernée au Fournisseur représentant la meilleure valeur pour le projet et Ipas.

Ipas entend évaluer les offres et attribuer un contrat sans discussion avec les Fournisseurs. Par conséquent, l’offre initiale du Fournisseur doit contenir les meilleures modalités du Fournisseur des points de vue du prix et technique. Cependant, Ipas se réserve le droit de mener des discussions si l’Acheteur d’Ipas l’estime nécessaire ultérieurement.

10. Soumission de dossiers de candidature : Cet appel d’offres est ouvert à toute agence de voyages autorisée à exercer en Côte d’Ivoire et disposant pour de l’agrément IATA valide.

Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés d’une offre TECHNIQUE et d’une offre FINANCIERE.

10.1- L’offre technique :

L’Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :

 

 

1. Confirmation écrite habilitant le signataire de l’offre à engager le candidat au cas où le signataire n’est pas le premier responsable de l’entreprise ;
2. Être dûment immatriculé en Cote d’Ivoire et en fournir la preuve (Registre de Commerce/ Déclaration Fiscale d’Existence / Licence d’Exploitation du Ministère du Tourisme) ;
3. ​Ne pas être en cessation d’activité (faillite), le soumissionnaire DOIT présenter une attestation de non-faillite ou une déclaration sur l’honneur de non-faillite ;
4. Liste des compagnies aériennes agrées extrait du BSP/IATA ;
5. Organigramme
6. Plan de localisation du siège à Abidjan
7. Les preuves de l’exécution satisfaisante de marchés similaires (voir article 11 ci-dessous : Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)) ;
8. Copie du Relevé d’Identité Bancaire
9. Fiche de Données Financières dument renseignée.

 

NB : La non-conformité ou la non-production de ces pièces, peut entrainer le rejet de l’offre.

 

10.2- L’offre financière : Elle doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après :

• Une offre financière proprement dite avec, montants toutes taxes comprises (TTC), doit être libellée en XOF (Franc CFA), Ipas n’étant pas encore exonérée de taxe sur la valeur ajoutée et autres droits et taxes à l’importati
• Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra accepter le paiement par virement bancaire a son compte.

 

11. Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)

 

L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :

 

1. A) Première Etape (Contrôle Préliminaire)

 

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à Ipas de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’AON :

 

• La conformité à l’éligibilité au regard de l’article 10 de l’Annexe c « Instructions aux Soumissionnaires » ;
• L’offre soumise a été reçue par Ipas avant la date limite de dépôt des offres
• La validité de l’offre est d’au moins trente (30) jours à partir de la date limite de dépôt des offres soit le 14 septembre 2025 ;

 

Ipas se réserve le droit de rejeter à cette étape toute offre dont l’une des pièces ci-dessus mentionnées est absente et/ou non conforme aux critères ci- dessus.

 

1. B) Deuxième Etape (Evaluation Administrative et Technique)

 

 

Évaluation et comparaison des offres

a.  Les Offres Techniques seront évaluées et classées en fonction de la Note Technique. b.  Seule les offres Financières des soumissionnaires ayant obtenus les Meilleures Notes Techniques et supérieure ou égale aux 70 Points requis, seront ouvertes et évaluées. •Evaluation de l’offre Technique (Critères) :     S/n CRITERES D’EVALUATION Nombre de points A Expérience et capacités     ·        Expérience : Expérience de prestations similaires au cours des deux (02) dernières années (évaluer à partir des portefeuilles de clients desservis durant la période : fournir la liste des clients, et points de contacts ainsi une estimation des volumes de prestations en nombre de billets ou en valeurs), en plus du volume des prestations le type de client (organisme internationaux, ambassade, firme multinationales) sera utilisé évaluer la similarité. ·        Capacité d’opérations : existence d’agence dans les pays de la CEDEAO, existence d’accord avec les compagnies aérienne les plus fréquentes en Afrique de l’Ouest.         25

 

 

		B	Ressources humaines et moyens matériels	30
			Ressources Humaines :   ·        Les Staffs proposés doivent avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine	20
			Moyens matériels et solutions de services   ·        Systèmes informatisés de réservation (SIR) : AMADEUS, GALILEO, SABRE ou SITA GABRIEL ·        Système de réservation de billet mondialement reconnu	10
		C	Méthodologie	45
			Compréhension des Termes de Référence et solution Proposée   ·        Description de la procédure proposée par l’Agence de Voyage pour atteindre les objectifs des TDR ·        Inclure tous les autres services à valeur ajoutée proposés, et qui ne sont pas indiqués dans les TDR ·        Partenariats / réseaux ; accords avec les compagnies aériennes / hôtels dont la CEDEAO pourra bénéficier ·        Etablissement des itinéraires / traitement des réservations, billetterie et de remboursement ·        Assistance 24/24	45
			TOTAL	100
	NB : pour les différents critères, les soumissionnaires doivent fournir dans leurs offres, les documents nécessaires (preuves d’expériences, curriculum vitae détaillé du personnel etc …) permettant de les évaluer. Les soumissionnaires doivent obtenir au minimum 70 points à l’issue de l’évaluation des propositions techniques pour être éligibles à l’évaluation financière. Les soumissionnaires qui n’auront pas obtenu la note nécessaire seront éliminés. •  Evaluation de l’offre Financière: La proposition financière des entreprises sera évaluée sur la base du coût du service, le taux de crédit offert et le délai de paiement comme suit : a)  Frais de service : un total de 40 points répartis comme suit : –  Forfait assistance Visa par personne (A1) – 03 points –  Forfait assistance réservation d’hôtels et/ou location de véhicule en transit par personne (A2) – 02 points –  Vols à l’intérieur de la région CEDEAO (A3) – 20 points –  Vols vers d’autres parties de l’Afrique (A4) – 10 points –  Vols vers d’autres parties du monde (A5) – 05 points   Score (A1) = 03 x (LP/BP)   Score (A2) = 02 x (LP/BP)   Score (A3) = 20 x (LP/BP) Score (A4) = 10 x (LP/BP)   Score (A5) = 05 x (LP/BP)   Score (A) = A1 + A2 + A3 + A4 + A5 NB : LP = Proposition financière la plus basse ; BP = Proposition du soumissionnaire     b. Taux du crédit offert à Ipas AF un total de 40 points décrit comme suit : Score (B) = 40 x (Tc/Tce) Tc : Montant du crédit du soumissionnaire, Tce : Montant du crédit le plus élevé proposée ;   c. Délai de paiement offert à Ipas AF un total de 20 points répartis comme suit:   Score (C) = –  20 points pour un délai compris entre 45 et 30 jours calendaires ; –  10 points pour un délai compris entre 15 et 29 jours calendaires ; –  00 points pour un délai inferieur a 15 jours calendaires ;     Score financier total (FS) =Score (A) + Score (B) + Score (C)   (Tout service proposé par les soumissionnaires intéressés sans aucun prix sera considéré comme inclus dans la proposition financière principale et ne fera l’objet d’aucun coût supplémentaire).   Compte de tenu de la diversité des conditions financières et des prix applicables sur le marché des agences de voyages et des compagnies aériennes, l’acheteur se réserve le droit de procéder à des négociations avec le soumissionnaire retenu.

 

 

 

11. Avis d’attribution : si l’appel d’offres est satisfaisant, Le soumissionnaire sélectionné sera celui dont l’offre aura été jugée conforme et éligible à la première et à la deuxième étape du processus d’évaluation et avec lequel Ipas aura obtenu un accord sur les conditions tarifaire et la date de démarrage de la mission. Le fournisseur reçoit un avis écrit d’attribution ou d’acceptation d’une offre.
12. Allotissement du marché : l’attribution concernera les deux (02) meilleures offres jugées conformes et satisfaisante par Ipas AF.
13. Validité de l’offre : le présent AON n’oblige en aucun cas Ipas à faire une attribution, et elle n’engage pas Ipas à payer de frais encourus par le Fournisseur pour la préparation et l’envoi d’une proposition ou la modification d’une proposition. Votre proposition est considérée comme valide pendant 30 jours après l’envoi.
14. Code d’éthique professionnelle : Ipas accorde la plus haute importance au respect du Code de conduite et d’éthique professionnelles d’Ipas, ainsi qu’à l’observation stricte de l’ensemble des lois et règlements en vigueur. Si le Fournisseur a lieu de croire en toute bonne foi qu’une violation a été commise par Ipas, ou par un sous-traitant, un bénéficiaire, un consultant et/ou une société affiliée, le Fournisseur doit signaler la violation présumée à Ipas via la Ligne d’assistance dédiée à l’éthique d’Ipas, en ligne sur http://ipas.ethicspoint.com.

Acceptation :

Le Fournisseur certifie avoir lu et compris toutes les instructions énoncées dans cet appel d’offres, et qu’il se conformera à ces dernières, et déclare que la proposition remplie et signée par le Fournisseur, notamment toutes les soumissions requises, est véritable et complétée au mieux de ses connaissances.

Fournisseur
Signature :
Nom :	Société :
Titre :	Date :