Énoncé des travaux

     I.        Introduction/Contexte :

Dans le cadre de la mise en œuvre du projet WISH2 au Tchad et en Mauritanie par Ipas Afrique Francophone, il est prévu l’acquisition d‘équipements informatiques permettant au personnel recruté pour ce projet de travailler efficacement.

    II.        Période d’exécution : les biens décrits au point V ci-dessous doivent être livrés au plus tard quinze (15) jours calendaires à compter du bon de commande et/ou du paiement de l’avance.

  III.        Lieu d’exécution : tous les biens objet de cet RFP seront livrés au siège de Ipas Afrique Francophone sis Abidjan 2-Plateaux Vallons, rue J77, lot 2874 ilot 238, 28 BP 1835 Abidjan 28.

  IV.        Portée des travaux : N/A

   V.        Exigences techniques : Ipas veut donc acquérir ces équipements répondant aux caractéristiques ci-après :

 

• ORDINATEUR PORTABLES

 

Désignation	Quantité
Marque : LENOVO Modèle : ThinkPad T14s, Gen 4 minimum Processeur : Intel Core i5 ou AMD Ryzen 5 RAM : 8 Go minimum Disque Dur : SSD 256 Go minimum Interfaces USB Carte Réseau intégré, wifi Ecran HD TN 14’’ Windows 11 professionnelle (64 bits) intégré (licence originale) Garantie 12 mois minimum	Six (06)

 

 

 

 

B – ACCESSOIRES INFORMATIQUES

Désignation	Quantité
Souris Logitech M220/M240/M171	06
Casque Jabra Evolve 20 MS Stéréo, USB-C	06
Sac à dos Lenovo 15,6	06

 

  VI.        Rapport : N/A

VII.        Livrables/Principales étapes : N/A

Livrable	Date d’échéance

VIII.        Autres exigences : N/A

  IX.        Calendrier des paiements : N/A

 

Livrable/Étape	Date d’échéance	Pourcentage du total	Coût
		TOTAL

 

Tarification

Grille de tarification de biens

Nº d’article	Quantité	Unité de mesure	Description des biens et services	Prix unitaire	Prix total
1
2
3
4
5
Sous-total hors taxes
TVA 18%
TOTAL GENERAL Toutes Taxes Comprises (TTC)

 

 

 

Instructions aux fournisseurs

1. Description narrative de l’achat: Ipas a l’intention d’acheter les biens ou services identifiés dans l’Annexe A. Ipas prévoit d’effectuer une attribution de marché à un fournisseur qui répond aux spécifications énumérées, peut fournir le bien/service en temps voulu et proposer un prix de vente compétitif. Ipas se réserve le droit d’attribuer un marché à plus d’une société ayant répondu à l’appel d’offres. Si un contrat est établi à la suite de cet AOR, le fournisseur comprend que les quantités indiquées dans les spécifications (Annexe A) ne sont qu’une estimation et qu’Ipas ne garantit pas la quantité d’achat de tout bien/service énuméré.
2. Entité d’achat: cet achat sera effectué par Ipas Afrique Francophone, dont le siège est situé à Abidjan 2-Plateaux Vallons, rue J77, lot 2874 ilot 238, 28 BP 1835 Abidjan 28.
3. Exigences de la proposition : tous les Fournisseurs doivent envoyer leur proposition écrite contenant une offre pour tous les biens et options inclus dans cette RFP. Toutes les informations présentées dans la proposition du fournisseur seront prises en compte lors du processus d’évaluation d’Ipas. Si des informations requises dans cette RFP sont manquantes, la proposition envoyée peut être considérée comme irrecevable. Les Fournisseurs sont tenus de soumettre des offres, ainsi que toute modification, révision ou retrait, à l’acheteur d’Ipas, au plus tard à l’heure et la date spécifiées dans la RFP. Toute offre, modification, révision ou retrait d’une offre reçue par l’acheteur après la date exacte spécifiée pour la réception des offres est en retard et peut ne pas être prise en considération, à la discrétion de l’acheteur. La proposition du Fournisseur doit inclure les éléments suivants :
   1. Nom légal complet du fournisseur
   2. Tout autre nom sous lequel le fournisseur exerce ses activités
   3. Adresse postale, ville, province/état et code postal
   4. Numéro de téléphone
   5. Site Web de la société
   6. Personne de contact et civilité
   7. Numéro de téléphone de la personne de contact
   8. Adresse e-mail de la personne de contact
   9. Date d’envoi
   10. Période de validité de la proposition
   11. Description technique des biens offerts
   12. Détails concernant la manière dont les biens proposés répondent aux exigences
   13. Tarification
   14. Délai de livraison
   15. Couverture de garantie (le cas échéant)
   16. Installation (le cas échéant)
   17. Références ou exécutions passées, notamment les coordonnées, lorsque cela est nécessaire pour l’évaluation du fournisseur
4. Formulaires : les Fournisseurs doivent documenter leur tarification en utilisant le modèle figurant dans l’Annexe B.

 

5. Questions concernant la RFP : toutes les questions concernant cette RFP doivent être adressées à l’acheteur d’Ipas mentionné sur la première page de cette RFP avant la date limite pour les questions qui est le 07/02/2025.

 

6. Notifications et livraisons: le temps est un facteur essentiel si vous souhaitez que votre réponse soit prise en considération comme faisant partie de l’appel d’offres. Le Fournisseur contactera immédiatement l’Acheteur si l’une des spécifications, la disponibilité ou les délais de livraison proposés changent.
7. Modalités de paiement: sauf indication contraire/acceptée dans le Bon de commande résultant, les modalités de paiement d’Ipas sont : une Avance plafonnée a 50% à la suite de la notification d’attribution et la soumission de la facture ; le solde restant à 20 jours calendaires après réception définitive et sans objections de la totalité des biens. Les paiements se feront par chèque ou virement bancaire sur la base des informations bancaires préalablement transmises par le Fournisseur. Le Fournisseur peut proposer d’autres conditions de paiement pouvant être prises en considération lors du processus d’évaluation.
8. Propositions alternatives: les variantes sont autorisées dans cette consultation. Ces variantes concernent uniquement le modèle de ThinkPad de la marque Lenovo.
9. Processus d’évaluation et d’attribution : Ipas attribuera un contrat résultant de cet appel d’offres restreint au Fournisseur responsable dont l’offre est conforme à l’AOR, est plus avantageuse pour Ipas, le prix et d’autres facteurs étant pris en compte. L’attribution est décernée au Fournisseur représentant la meilleure valeur pour le projet et Ipas.

Ipas entend évaluer les offres et attribuer un contrat sans discussion avec les Fournisseurs. Par conséquent, l’offre initiale du Fournisseur doit contenir les meilleures modalités du Fournisseur des points de vue du prix et technique. Cependant, Ipas se réserve le droit de mener des discussions si l’Acheteur d’Ipas l’estime nécessaire ultérieurement.

10. Soumission de dossiers de candidature : Cet appel à candidature est ouvert aux personnes morales intervenant dans le domaine de fourniture de matériels informatique et disposant d’une autorisation du fabricant Lenovo, avec au moins une expérience d’au moins deux (02) années d’exercice en Côte d’Ivoire. Le non-respect de cette condition vaut rejet de l’offre.

Les dossiers des soumissionnaires doivent être composés d’une offre ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE et d’une offre FINANCIERE. L’offre administrative et technique, d’une part, et l’offre financière, d’autre part, doivent être présentées dans deux enveloppes séparées sous plis fermés comportant clairement la mention suivante “Offre administrative et technique” et “Offre financière” avec la référence « AOR-2025-01-01 » et doivent être clairement détaillées. Aucune information permettant d’identifier le soumissionnaire ne devra figurer sur l’enveloppe extérieure.

10.1- L’offre technique :

L’enveloppe « Offre administrative et technique » doit comprendre, sans s’y limiter, les éléments suivants :

1. Les documents attestant que le soumissionnaire peut exercer dans le domaine sollicité (RCCM datant de plus de 2 ans d’exercice de l’activité de fourniture de matériels informatique sur le territoire ivoirien), sinon rejet ;
2. Une copie de la Déclaration Fiscale d’Existence (DFE)
3. Une attestation bancaire
4. Une offre technique selon les exigences techniques décrites au point V de l’annexe A ;
5. Au moins deux (02) copies d’attestations de bonne exécution de marchés similaires ;
6. La validité de l’offre est d’au moins quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date limite de dépôt des offres.

 

10.2- L’offre financière : L’enveloppe « Offre financière » doit comprendre et suivre, sans s’y limiter, les points ci-après :

• Une offre financière proprement dite avec, montants toutes taxes comprises (TTC), Ipas n’étant pas encore exonérée de taxe sur la valeur ajoutée et autres droits et taxes à l’importati
• Les prix seront fermes, non révisables et sans réserve aucune. Le soumissionnaire devra accepter le paiement par virement bancaire au compte de l’entrepri
• L’offre financière doit être faite pour la livraison des fournitures au Siège Ipas à Abidjan.

 

11. Evaluation des offres et choix de(s) adjudicataire(s)

 

L’évaluation des offres sera effectuée en interne par un Comité d’évaluation interne des offres et au moyen d’un processus à trois étapes tel que décrit ci-dessous :

 

1. A) Première Etape (Contrôle Préliminaire)

 

L’évaluation à cette étape portera sur les critères suivants qui permettront à Ipas de déterminer la conformité de l’offre aux termes et conditions de l’AON :

 

• La conformité à l’éligibilité au regard du RCCM et a l’autorisation du fabricant Lenovo ;
• L’offre soumise a été reçue par Ipas avant la date limite de dépôt des offres
• La validité de l’offre est d’au moins quatre-vingt-dix (90) jours à partir de la date limite de dépôt des offres soit le 11 février 2025 ;

 

Ipas se réserve le droit de rejeter à cette étape toute offre dont l’une des pièces ci-dessus mentionnées est absente et/ou non conforme aux critères ci- dessus.

 

1. B) Deuxième Etape (Evaluation Administrative et Technique)

 

L’évaluation à cette étape portera sur la compétence administrative et technique du soumissionnaire selon les critères d’évaluation suivants :

 

 

• Marchés similaires exécutés en Côte d’Ivoire. Les soumissionnaires doivent prouver qu’ils ont une expérience pertinente dans la commercialisation de matériels informatiques en Côte d’Ivoire. Le soumissionnaire devra présenter les copies d’au moins deux (02) attestations de bonne exécution (ABE) de marchés similaires.

 

• Conformité aux exigences relatives aux caractéristiques techniques.

 

Tableau de pointage

 

EVALUATION ADMINISTRATIVE ET TECHNIQUE
Proposition technique (100 pts)		Pointage (pts)
1	Expérience pertinente dans le marché similaire (15 points seront octroyés pour chaque marché similaire déjà exécuté avec copie d’ABE comme preuve)	30
2	Conformité aux exigences relatives aux caractéristiques techniques. Le soumissionnaire dont la note sera inférieure à 55 points ne sera pas qualifié pour l’évaluation financière.	70
3	Total	/100

 

Après évaluation des offres techniques, les soumissionnaires n’ayant pas atteint 75% seront éliminés de la prochaine étape.

La note technique (T) est le pointage total d’une soumission à la deuxième étape : Pointage total lié au tableau ci-dessus relatif à l’évaluation administrative et technique.

 

 

 

1. C) Troisième Etape (Evaluation Financière)

 

Ipas tiendra compte des facteurs ci-dessous pour évaluer l’offre financière :

 

1. 1. Le prix (60%)
2. 2. Le délai de livraison (20%)
3. Conditions de paiement (20%)

 

Le calcul de pointage final sera effectué comme suit :

 

1. 1. Ipas procédera de la façon suivante pour calculer le pointage total lié au prix : Prix le plus bas x 60%/ prix en considération.
2. 2. Ipas procédera de la façon suivante pour calculer le pointage total lié au délai de livraison : Toute offre de délai de livraison inférieure ou égale cinq (05) jours ouvrables obtient une note maximale de 20 points. Pour une livraison comprise entre six (06) et dix (10) jours ouvrables, la note de 10 points sera attribuée. 0 point pour un délai de livraison au-delà de 10 jours ouvrables.
3. le soumissionnaire qui offrira la condition de paiement 100% après livraison aura la note maximale de 20 points. Pour une offre proposant un acompte maximum de 50%, elle obtiendra 10 points. 0 point pour un acompte de plus de 50%. Aucun paiement intégral ne se fera avant la livraison totale des fournitures.

 

La note financière (F) est le pointage total d’une soumission à la troisième étape : Pointage total lié au prix + le pointage   lié au délai de livraison.

 

La note finale (N) se calcule comme suit : N = T+F

 

 

 

11. Avis d’attribution : si l’appel d’offres est satisfaisant, Le soumissionnaire sélectionné sera celui dont l’offre aura été jugée conforme et éligible à la première et à la deuxième étape du processus d’évaluation et qui aura obtenu la note finale (N) la plus élevée à la troisième étape en tenant en considération le délai de livraison et le prix de chaque type de bien. Le fournisseur reçoit un avis écrit d’attribution ou d’acceptation d’une offre.
12. Allotissement du marché : N/A
13. Validité de l’offre : le présent AOR n’oblige en aucun cas Ipas à faire une attribution, et elle n’engage pas Ipas à payer de frais encourus par le Fournisseur pour la préparation et l’envoi d’une proposition ou la modification d’une proposition. Votre proposition est considérée comme valide pendant 90jours après l’envoi.
14. Code d’éthique professionnelle : Ipas accorde la plus haute importance au respect du Code de conduite et d’éthique professionnelles d’Ipas, ainsi qu’à l’observation stricte de l’ensemble des lois et règlements en vigueur. Si le Fournisseur a lieu de croire en toute bonne foi qu’une violation a été commise par Ipas, ou par un sous-traitant, un bénéficiaire, un consultant et/ou une société affiliée, le Fournisseur doit signaler la violation présumée à Ipas via la Ligne d’assistance dédiée à l’éthique d’Ipas, en ligne sur http://ipas.ethicspoint.com.

Acceptation :

Le Fournisseur certifie avoir lu et compris toutes les instructions énoncées dans cet appel d’offres, et qu’il se conformera à ces dernières, et déclare que la proposition remplie et signée par le Fournisseur, notamment toutes les soumissions requises, est véritable et complétée au mieux de ses connaissances.

Fournisseur
Signature :
Nom :	Société :
Titre :	Date :