PARTIE 1 – APPEL D’OFFRES

1.     PRÉSENTATION

 

Le Centre ODAS est un mécanisme de partenariat régional innovant, dédié au renforcement du mouvement pour l’avortement sécurisé à travers l’Afrique francophone. Il sert de secrétariat en support au mouvement ODAS qui comprend des responsables gouvernementaux, des prestataires de soins de santé, des groupes de jeunes, des réseaux féministes, des organisations de défense des droits humains, des groupements de femmes, des chercheur.es, des organisations universitaires, des champion.nes travaillant à démanteler la stigmatisation de l’avortement, à réduire les avortements à risque et à défendre la santé et les droits sexuels et reproductifs en Afrique Francophone, afin de faire progresser leurs droits et selon leurs propres conditions.

Dans l’intensification et la coordination de ses activités, le centre ODAS a initié le Dialogue pour l’Avortement sécurisé en Afrique Francophone (DASAF) qui est un cadre de rencontres, et de réflexions stratégiques pour soutenir le pouvoir des organisations en faveur des droits en santé sexuelle et reproductive, y compris l’avortement sécurisé. Le Dialogue va favoriser le renforcement du partenariat entre les autres parties prenantes du Mouvement ODAS (PTF, OSC, Gouvernements…) et les acteurs pour faire tomber les barrières de collaboration et contribuer à un écosystème dynamique, résilient et durable. Pour plus d’informations sur notre travail et nos réalisations récentes, rendez-vous sur notre site web.

 

Ipas Afrique Francophone (Ipas AF) est l’incubateur du Centre ODAS et à ce titre, gère les aspects administratifs et juridiques relatives à son fonctionnement, entre autres les processus de passation de marchés de fournitures, services et biens.

 

Dans le cadre de cette activité, Ipas AF cherche à préqualifier au moins quatre (04) agence (s) spécialisée ( s ) en communication événementielle en vue de soumettre une proposition technique et financière pour piloter l’organisation du deuxième DASAF prévu se tenir en Octobre 2025 dans un pays de l’Afrique Centrale.

 

Ipas AF invite donc les agences ayant la capacité et l’expérience à fournir des services ci-dessus à manifester leur intérêt au plus tard le 11 février 2025 à 15h00 T.U.

 

 

2.     APERÇU DU PROJET

Élément	Description
Description des biens/services	·       Organisation évènementielle du DASAF 2025
Objectif de l’appel d’offres	·       Préqualifier au maximum quatre (04) agences de communication 360° pour l’appel d’offre restreint dans le cadre du recrutement de l’organisateur principal du DASAF 2025
Résultat de l’appel d’offres	·       Quatre (04) agences de communication 360° préqualifiées pour soumettre une offre technique et financière en vue d’être recrutée comme organisateur principal du DASAF 2025 en Afrique Centrale prévu en Octobre 2025
Durée de l’attribution	·       N/A

3.     CRITÈRES DE PRESELECTION

 

IPAS FA s’engage à mener une procédure d’appel d’offres équitable et transparente et à veiller à ce que tous les fournisseurs soient traités et évalués de la même manière au cours de cette procédure. Les réponses des soumissionnaires seront évaluées en fonction de quatre catégories pondérées de critères : critères essentiels, critères de capacité, critères financiers

 

CRITÈRES ESSENTIELS

Critères que les soumissionnaires doivent remplir pour accéder à l’étape d’évaluation suivante. Si un soumissionnaire ne remplit pas l’un des critères essentiels, il sera immédiatement exclu de la procédure d’appel d’offres. Le résultat de l’évaluation de ces critères est soit « Oui » soit « Non ». Les offres seront évaluées en fonction des mêmes critères essentiels suivants :

 

 

N°	Critères Essentiels
1	Attestation de régularité fiscale et sociale pour l’exercice 2024
2	Expérience approfondie et engagement avéré dans la communication sur les questions liées aux DSSR et particulièrement à l’avortement sécurisé
3	Entité non impliquée dans le terrorisme et non visée par des sanctions
4	Autorisation d’exercer l’activité professionnelle (Existence de registre de commerce ou Acte de création de l’agence)

 

3.1  CRITÈRES DE CAPACITÉ (50%)

Critères utilisés pour évaluer la capacité, les compétences et l’expérience des fournisseurs par rapport aux conditions. Toutes les offres remplissant les critères essentiels seront évaluées au regard des critères de capacité suivants :

 

N°	Critères de capacité (Pondération : 60%)	Score sur 60
5	Expérience et Portefeuille de l’agence	20
	Nombre d’années d’expérience et pays d’intervention (10 points) 2 points par année d’expérience significative (jusqu’à 10 points). Projets réalisés pour au moins 5 clients/partenaires (10 points) 2 points pour chaque projet complet et documenté.
	. Qualité des Références et Événements (20 points)	20
6	Description détaillée de 5 événements organisés (10 points) 2 points par événement, évaluer la clarté, la pertinence et l’illustration avec photos, budget, et nombre de participants Liste des partenariats avec les médias (5 points) 1 point par partenariat pertinent prouvé. Contacts de références pertinentes (5 points) 1 point pour chaque contact jugé pertinent et vérifiable
7	Présentation de l’équipe et Compréhension du projet (20 points)	20
	Présentation de l’équipe et CV des membres (10 points) 2 points par profil complet (jusqu’à 5 profils). Compréhension du projet sur 2 pages maximum (10 points) Clarté, cohérence, et pertinence de la présentation.

 

3.2  CRITÈRES financiers (40%)

Critères utilisés pour évaluer la compétitivité commerciale d’une offre. Toutes les offres ayant obtenu au moins 60% des points aux critères de capacité seront évaluées au regard des critères commerciaux suivants :

 

N°	Critères commerciaux (Pondération : 40%)	Score sur 60
8	Capacité financière et administratives (20 points)	20
	Chiffre d’affaires annuel minimum de 100 000 000 FCFA (10 points) 5 points pour preuve de chiffre d’affaires et 5 points pour dépassement du seuil minimum. Acte d’assurance de responsabilité civile (10 points)
9	Connaissance des ONG et Preuves administratives supplémentaires (10points)	10
	Connaissance prouvée des ONG (5 points) Évaluer sur la base d’exemples ou collaborations pertinentes avec des ONG. Coordonnées bancaires et plan de localisation du siège (5 points) 2.5 points pour chaque document complet
10	Flexibilité à exécuter les marches avant paiement (20 points) Preuve de garantie financière par la banque	20
	Valeur ajoutée et pertinence (10 points)
11	·       · Approche innovante ou éléments différenciateurs (5 points)         Évaluer la capacité de l’agence à démontrer une compréhension unique et des solutions adaptées. ·       · Alignement avec les besoins du projet (5 points)                   Adéquation entre l’approche proposée et les attentes.	10

 

 

4      VÉRIFICATION DES REFERENCES

 

Les soumissionnaires retenus doivent faire l’objet d’une enquête visant notamment à vérifier s’ils figurent sur des listes internationales de surveillance, de diligence renforcée ou de personnes politiquement exposées.

Cette vérification sera effectuée après la décision de préqualification et avant la transmission du Dossier d’Appel d’Offres Restreint. Si, au cours de cette procédure (ou à tout autre moment), il s’avère que le soumissionnaire a fourni des informations incorrectes, IPAS- FA peut revenir sur sa décision de préqualification.

 

5      CONSIGNES POUR LES SOUMISSIONNAIRES

 

5.1  CALENDRIER

 

Activités	Date
Publication de l’appel d’offres	22 janvier 2025
Date limite pour les questions des soumissionnaires	05 février 2025
Date limite pour la soumission des offres	11 février 2025
Evaluation des offres et Approbations internes	20 février 2025
Publication des résultats de l’avis à manifestation d’intérêt Et liste des soumissionnaires préqualifiés	28 février 2025

 

Les dates ci-dessus sont données à titre indicatif et sont susceptibles d’être modifiées. Toutefois, IPAS AF s’engage à veiller à ce que tous les soumissionnaires soient informés de manière équitable et transparente de toute modification du calendrier.

 

5.2  FORMAT DE LA SOUMISSION ET DOCUMENT DE RÉPONSE DU SOUMISSIONNAIRE

 

Les fournisseurs qui souhaitent soumettre une offre doivent utiliser le modèle de réponse du soumissionnaire figurant à la Partie 3 du présent dossier d’appel d’offres. Les offres incomplètes seront rejetées.

 

Le document de réponse du soumissionnaire permet à ce dernier de présenter toutes les informations requises et d’être évalué de manière juste et équitable au regard des critères essentiels, des critères de capacité, et des critères commerciaux. Il peut être demandé aux fournisseurs de présenter des pièces justificatives. Vous trouverez des consignes supplémentaires dans le document de réponse du soumissionnaire figurant à la partie 3 de ce dossier.

 

Les offres en un fichier unique PDF doivent être soumises par : courrier électronique

.

• Le courrier électronique doit être envoyé aux adresses suivantes : [email protected] / [email protected]
• Le courrier électronique doit avoir pour objet «CANDIDATURE PREQUALIFICATION AGENCE DE PRESTATION DE SERVICE EN COMMUNICATION ET EVENEMENTIELS DANS LE CADRE DU DASAF ».
• Le nom de chaque document joint doit clairement indiquer de quoi traite le document.
• Les courriers électroniques ne doivent pas dépasser 15 Mo – si les fichiers sont volumineux, merci de diviser la soumission en deux courriers. Les fichiers devront être soumis de préférence au format PDF.

 

5.3  DATE LIMITE DE SOUMISSION DES OFFRES

 

Votre offre doit être reçue au plus tard le 10 février 2025 à 15h00 T.U.

Les offres doivent rester valides et pouvoir être examinées pendant une période d’au moins 90 jours.

 

5.4  PERSONNES A CONTACTER

 

Toute question relative à l’appel d’offres doit être envoyée par courrier électronique à l’adresse suivante :

 

Personne contact	Adresse électronique
Landry TAFIN	[email protected] / [email protected]

 

Si la question peut avoir des conséquences pour d’autres soumissionnaires, dans le cadre de la procédure, IPAS AF informera tous les autres soumissionnaires afin de préserver le caractère équitable et transparent de la procédure.

PARTIE 2 – CONDITIONS ESSENTIELLES ET SPÉCIFICATIONS

1. CONDITIONS SPÉCIFIQUES

Ce présent processus vise à présélectionner quatre (04) prestataires fournisseurs préqualifiés pour participer a un appel d’offres restreint pour l’organisation du DASAF 2025 prévu en octobre 2025 dans un pays d’Afrique Centrale.

2. SPÉCIFICATIONS

N/A